מדריך רכש כללי

תוכן עניינים

• סוגי מסמכי רכש
  • הזמנה מספק
    • שדות מיוחדים בחלק התחתון
    • לחצנים ואפשרויות
    • לשונית מסמכים מצורפים
    • לשונית חשבוניות בלשונית זו רשומות כל החשבוניות הקשורות להזמנה. ניתן גם ליצור חשבוניות חדשות.
    • פעולות על הזמנה
  • בקשה להצעת מחיר
  • דרישה לרכש
  • תביעת אחריות
  • הזמנת תיווך

מודול הרכש במערכת הוא מפותח ומגוון מאוד. ישנן אפשרויות רבות לתפעול והתאמה אישית שלו למשתמשים לפי העדפות השימוש שלהם.

תהליך הרכש המלא הניתן לביצוע במערכת הוא:

דרישה לרכש (פנימי) -> בניית הזמנה מריכוז דרישות -> הזמנת מספק -> קליטת מלאי -> קליטת חשבונית ספק-> התאמת חשבונית למלאי ולהזמנה -> תשלום

המודול תומך גם במנגנון MRP – Material Resource Planning המתפעל את ההיצע והביקוש באופן כולל בארגון. כלומר מרכז את דרישות הייצור, המחסנים (מלאי מינימום), הייצור והזמנות הלקוחות. המנגנון יודע לייצר דרישות לרכש והוראות ייצור באופן אוטומטי על מנת לספק את הדרישות מהארגון.

סוגי מסמכי רכש

1. הזמנה מספק

   המסמך הבסיסי ביותר בתהליך. הפקת הזמנת רכש מספק חיצוני.
   

על מנת להפיק הזמנת רכש יש לבחור ספק מרשימת הספקים, למלא את הפריטים, למלא את תנאי ההזמנה בחלק התחתון ולאשר אותה.

שדות מיוחדים בחלק התחתון

1. אפשר מחסן אחר – כל הזמנה מיועדת למחסן הרשום בשדה "יעד למשלוח". 

• לשונית פריטים
   בלשונית זו יש לרשום את כל הפריטים בהזמנה. לכל פריט חייב להיות מק"ט. עם זאת, ניתן לשנות את שם הפריט להזמנה הספציפית על מנת להוסיף או לשנות נתונים בשם הפריט.
  כאשר מוזן מק"ט שאינו קיים במערכת, המערכת תציג שאלה האם להוסיף אותו, במידה וכן – תציג את טופס הפריט כדי להזין את הנתונים הבסיסיים.
  שדות מיוחדים
  1. יחידות מידה – מאפשר בחירת יחידת מידה לפריט. ניתן לבחור רק יחידות מידה שהוגדרו מראש לפריט (בטופס פריט – יחידת מידה או לשונית "יחידות נוספות") 
  2. ת. מבוקש – תאריך האספקה המבוקש על ידי הלקוח
      * לתאריך מבוקש יש משמעות מבחינת קליטת המוצר למלאי. המערכת מוגדרת כברירת מחדל שלא לאפשר קליטת מוצרים לפני מועד האספקה המבוקש שלהם.
  3. ת. אספקה – תאריך אספקה שאושר על ידי הספק
  4. פרויקט – קישור הפריט לפרויקט. ניתן להגדיר לקטגוריות של מסמכים מסוימים חובה להגדיר פרויקט לכל פריט. דוחות רכש לפי פרויקטים מתבססים על שדה זה.
  5. מחיר לא סופי – לעיתים נדרש להפיק הזמנה כאשר מחיר הפריט אינו סופי. כאשר פריט מסומן כלא סופי, לא ניתן לקלוט אותו למלאי עד להגדרת מחיר סופי. הגדרה זו ניתן לבצע על ידי גרסה חדשה להזמנה ועדכון המחיר.

לחצנים ואפשרויות

1. הוסף/ מחק – פעולות על שורת פריט
2. שכפול שורות – ניתן לביצוע על ידי סימון המלבנים של השורות (מסומן בכתום), לחיצה על "Ctrl+C" כדי להעתיק, ולאחר מכן סימון המלבן של השורה הריקה האחרונה ולחיצה על "Ctrl+V" להדבקת השורות.
3. פרטי פריט – מציג את טופס פרטי הפריט המוזן באותה שורה

• לשונית מסמכים מצורפים

   בלשונית זו ניתן לצרף קבצים נוספים להזמנה, כגון מפרטים טכניים, תמונות וכדומה. כאשר ההזמנה נשלחת בדוא"ל – הקבצים יצורפו להודעה.

• לשונית חשבוניות
   בלשונית זו רשומות כל החשבוניות הקשורות להזמנה. ניתן גם ליצור חשבוניות חדשות.

  לחצנים ואפשרויות
  1. הוסף – יצירת חשבונית חדשה המקושרת להזמנה הנוכחית
  2. ערוך/ הצג – הצגת החשבונית הנבחרת מהרשימה לעריכה
  3. התאמה – הצגת טופס התאמה בין החשבונית הנבחרת ברשימה להזמנה הנוכחית. בטופס זה מבצעים התאמה בין פריטים בהזמנה לחשבונית ברמת סכום וכמות.
  4. סינון חשבוניות – בהזמנות תיווך מקושרות להזמנה חשבוניות של הספק וגם של הלקוח, ניתן להציג את שתיהן או סוג אחד רגע נתון.

פעולות על הזמנה

• חדש                   - איפוס המסך לקליטת הזמנה חדשה
• מחק הזמנה        - מחיקת ההזמנה הנוכחית.
   במידה וההזמנה כבר אושרה היא לא תימחק אלא תבוטל. אם ההזמנה גם התקבלה כבר או באופן חלקי, הכמויות שיבוטלו יהיו אלה שלא התקבלו בלבד. על מנת לבטל הזמנה שהתקבלה באופן מלא יש לבצע תנועת "החזרה לספק" ואז לבטל את ההזמנה.
• הצג הזמנה         - תצוגה מקדימה לפני הדפסה
• דרישה לאספקה  - דוח להדפסה המציג את הפריטים והכמויות ללא מחירים. עבור ספקים שההזמנה מגיעה ישירות למחסנאים או אנשי שטח אחרים שלא צריכים לראות מחירים.
• שלח בדוא"ל        - הכנת הודעת דוא"ל עם קובץ PDF מצורף של ההזמנה. מוכן לשליחה
• הדפס הזמנה      - שליחה להדפסה
• הוסף הערות        - מנגנון הערות פנימיות לשימוש פנימי. כל משתמש במערכת יכול לציין לעצמו הערות הקשורות למסמך. הערות אלה לא נרשמות בדוח לספק.
• שכפל לחדש        - שכפול המסמך למסמך חדש עם תאריך עדכני

1. בקשה להצעת מחיר

    טופס לשליחה לספק, המאפשר הכנת רשימת פריטים וכמויות עם מקום לספק לרשום את המחירים ולשלוח חזרה.

2. דרישה לרכש

    טופס לשימוש פנימי בחברה. הטופס מיועד לעובדים בחברה שיוכלו לרשום את הפריטים הדרושים להם. כלל הדרישות מרוכזות לאחר מכן בטופס "בניית הזמנה מריכוז דרישות".

3. תביעת אחריות

    טופס זה משמש לתיעוד החזרה של מוצרים תקולים לספק המכוסים באחריות. הזנת הטופס בעצם מאפשרת למחסנאי להוציא משלוח מהמחסן לספק ולקבל מוצרים חדשים כנגד.

4. הזמנת תיווך

    מסמך זה משמש לתיעוד עסקאות תיווך – שבהן הספק והלקוח מתקשרים ישירות, כולל משלוחים וחשבוניות. כאשר העסקה מסתיימת – נשלחת חשבונית עמלה לספק מהחברה שלנו עבור המוצרים בעסקה. הסבר מפורט לתהליך זה והשימוש בו נמצא במדריך הזמנות תיווך.