הגדרה וניהול תקציב לבניין במערכת בילד אפ

ניתן להגדיר במערכת תקציב לבניין לפעולות התחזוקה השנתיות השונות כגון ניקיון, גינון וכו', ובכל זמן נתון לקבל את מצב ההוצאות מול התקציב בדו"ח הכספי התקופתי.

ע"י ניהול עקבי של תקציב ניתן לבחון בכל שנה את העלויות שיתוכננו לשנה הבאה בהתאם לחריגות או עודפים שיתגלו בניתוח הנתונים השנתי.

בנוסף ניתן בכל חודש בשנה להפיק דו"ח ולראות ניצול תקציב יחסי שיאפשר לאמוד את המשך הפעילות הכספית בבניין.

תוכן המאמר:

• אופן הגדרת תקציב לבניין
• דו"ח ריכוז הוצאות שנתי
• שיוך הוצאות לסעיפים התקציביים 
• בדיקת תכנון מול ביצוע בדוח כספי תקופתי

________________________________________________________________________________________________________________________________

אופן הגדרת תקציב לבניין 

מתפריט בניינים פעילים, מסמנים את הבניין הרצוי.

1. נכנסים ללשונית הנהלת חשבונות 
2. בחלון בוחרים את שנת התקציב הרצויה להגדרה, בוחרים את סוג ההוצאה המתוכננת: שוטפת או מיוחדת וממלאים את הסכומים המתוכננים לכל תחום בבחירה מתוך הרשימה, כגון: ניקיון, גינון, מעליות וכו' (ניתן להוסיף תחומים בטבלאות מערכת במידת הצורך).
   • יש להגדיר עבור כל סעיף תקציב אם הוא שוטף או מיוחד
   • ניתן לסנן לפי סוג תקציב
   • ניתן להפיק דוח ריכוז הוצאות שנתי (פירוט בהמשך)
     
3. לוחצים על שמור וסגור

דוח ריכוז הוצאות שנתי

בלחיצה על דוח ריכוז הוצאות שנתי (מתוך מסך הגדרת התקציב או מלשונית דוחות לבניין) יש לבחור את האפשרות הרצויה – לפי תכנון או לפי תאריך ערך.

• בדוח יוצג סיכום של הוצאות לפי חודש ולפי סעיף תקציבי כולל עמודות סיכום ומידע.
• כמו כן יוצגו סעיפים שקיימים להם הוצאות ללא תקציב וכן סעיפי תקציב ללא הוצאות.
• הדוח מקובץ לפי שוטפות/מיוחדות

להלן דו"ח לדוגמא:

איך משייכים הוצאות לסעיפים התקציביים?

כאשר מייצרים הוצאה חדשה לספק, שדה סוג ההוצאה יעלה התראה אם לא הוגדר תקציב עבור הסעיף הנבחר או אם יש חריגה.

1. כל ספק משויך לתחום כלשהוא שיעלה אוטומטית בבחירת הספק.
   ניתן להגדיר את סוג ההוצאה גם באופן ידני.
   
2. בהוספה או עריכה של הוצאה לספק - אם נבחר סעיף הוצאה שלא הוגדר עבורה תקציב תעלה ההתראה הבאה:
    התראה זו אינה מגבילה את המשך יצירת ההוצאה, אלא נועדה לידיעה עבור חברת הניהול.
   
   
3. אם הוגדר תקציב לסעיף ההוצאה והניצול הגיע ל-90% ומעלה - תעלה ההתראה הבאה:
   
   
   
4. אם אין חריגה – לא תקפוץ התראה, רק יצוין אחוז ניצול תקציב לשנה זו
    

איך נבדוק אם הבניין עומד בתקציב?

בכל שלב ניתן להיכנס לצפות בנתוני התקציב ובאחוז הניצול שלו בשני אופנים:

1. בדו"ח ריכוז הוצאות שנתי – כולל פריסה לפי חודשים (כפי שהוצג בתחילת המסמך)
2. בדו"ח כספי תקופתי – לפי תצוגה שנתית, להלן:
   מתפריט בניינים פעילים, מסמנים את הבניין הרצוי.
3. נכנסים ללשונית דוחות 
4. בחלונית הפרמטרים לבחירה יש לבחור סוג דו"ח שנתי  ->   לסמן הצג תקציב  ->  ולהציג את הדו"ח
   

בדו"ח הפירוט התקופתי יתקבלו נתוני התקציב והיתרה לניצול – בפן שנתי וכן ביחס לחודש הנוכחי, באופן הבא:

מכאן ניתן יהיה לגזור את המשך ההתנהלות הכספית ביחס להוצאות השונות להמשך שנה , לשנה הבאה ובכלל.