איך לנהל קופה קטנה לבניין?

מהות: קופה קטנה משמשת, לרוב, כקופת מזומנים בסכומים יחסית נמוכים. עבור רכישת מוצרים ושירותים בסכומים נמוכים, החזר הוצאות לעובדים. סכומים אלו שבקופה הקטנה, חשוב עדיין להעבירם כנגד חשבונית / קבלה. כל ההפקדות של קופה קטנה, יופיעו במסך "פעולות כספיות" תחת סיווג "הפקדה לקופה קטנה".

תוכן המאמר:

• כניסה לקופה קטנה
• רישום הוצאה
• רישום הפקדה לקופה
• רישום הפקדה לקופה - חודשית קבועה
• דוח תנועות

_________________________________________________________________

כניסה לקופה קטנה

• על מנת להיכנס לקופה קטנה, ראשית יש להיכנס למסך "בניינים פעילים".
• בשורת הכפתורים שבתחתית המסך, יש לבחור "קופה קטנה".
  
• חלון הקופה הקטנה נראה כך:
  *הבניין שנעמוד עליו בבניינים פעילים, הוא זה שהקופה הקטנה תיפתח עליו, אך ניתן לשינוי.
  ** "יתרת הקופה" הוא המצב הסופי של הפקדות מול הוצאות (שנעשו בקופה קטנה), אל מול יתרת הפתיחה של הבניין שמופיע למטה (הגדרת יתרת פתיחה תוסבר בהמשך המדריך):
  

רישום הוצאה

• לאחר לחיצה על "רישום הוצאות", יפתח המסך הבא:
  
• הוצאה חדשה באה לסמל לנו שימוש בכספים שהופקדו לקופה הקטנה, לטובת רכישת מוצר/שירות
• כל הוצאה תהיה בשורה חדשה, ותכיל את הנתונים הבאים:
  חשבונית (מספר החשבונית שקיבלנו), שם הספק (או חנות), עבור מה ההוצאה, סיווג ההוצאה (קופה קטנה / בלת"ם), וסה"כ.

• על מנת להוסיף הוצאה חדשה, כל שצריך לעשות זה, להתחיל לכתוב אותה בשורה התחתונה-הריקה.

• במידה ובחרנו להוסיף מספר חשבונית, ייתכן ונרצה גם להוסיף במערכת, את הצילום שלה. זאת ניתן לעשות באמצעות כפתור הדיסקט שבצד שמאל לכל שורה 

• למחיקת הוצאה, יש ללחוץ על ה-X  משמאל לכל שורה

רישום הפקדה לקופה

• לאחר לחיצה על "רישום הפקדה לקופה", יפתח המסך הבא:
  
  
• כל שורת הפקדה מורכבת מ:
  תאריך ההפקדה, הערה, סיווג (קופה קטנה / בלת"ם), וסכום ההוצאה (כשבתחתית החלון יופיע סה"כ).
• על מנת למחוק הפקדה, יש לעמוד על השורה הרצויה וללחוץ למטה על, "מחק".

•  כל הפקדה שתתווסף כאן, יהיה ניתן לראות במסך "פעולות כספיות", תחת ספק שנקרא, "קופה - קטנה", וסוג הפעולה תהיה "הפקדה לקופה קטנה":
  
   

• לחיצה כפולה על כל שורה כזאת, במסך "פעולות כספיות", תציג לנו את שורת ההפקדה שמילאנו ב- "קופה קטנה":
  
  

רישום הפקדה לקופה - חודשית קבועה

• לאחר לחיצה על "הפקדה לקופה - חודשית קבועה", יפתח המסך הבא:
  
  
• הפקדה קבועה לקופה, היא מעין הו"ק שמאפשרת לנו להפקיד באופן קבוע, כל X חודשים, ביום נבחר בחודש, להפקיד סכום כספי.

•  ובמידה ורוצים לעצור הפקדה קבועה זו, כל שצריך זה, ללחוץ בפינה שמאלית-למטה, על "בטל הפקדה חודשית"

דוח תנועות

• דוח תנועות תלוי באופן ישיר, כשאר הדוחות, בתקופת הסינון שנבחר + בסיווג התנועה.
• יש לשים לב, שהדוח הנ"ל, לוקח בחשבון את יתרת הפתיחה של הבניין (באם הגדרנו) שניתן להגדיר במסך "בניינים פעילים", תחת לשונית (באמצע - משמאל) "חוזה ניהול":
  
  
• הדוח מציג תנועות בקופה הקטנה, שהן: הוצאות, או הפקדות (זכות מול חובה(: