איך להפיק מכתבי גביה לחייבים

השתנה ב ג', 8 אפר ב- 10:44 לפני הצהריים

מהות: הפקת מכתבים לחייבים מאפשרת לנו לשלוח מכתבים לדיירים בנוגע לחובות שלהם, כל זאת תוך סינונים כמו שליחת לכלל הדיירים החייבים מבניין מסוים, כלל הדיירים החייבים מעל סכום מסוים וכדומה, בצורה יעילה ומהירה.

תוכן המאמר:

ביצוע סינונים רלוונטיים במסך ניהול גבייה
בחירת המכתב הרלוונטי ובחירת סוגי החובות שיופיעו במכתב
תצוגה מקדימה ושליחה במייל/הדפסה

_______________________________________________________________

תהליך הפקת מכתבי גביה

בתפריט העליון במערכת נכנסים ללחצן גביה -> ניהול גביה.

במסך ניהול הגבייה ישנם פרמטרים שונים שעל פיהם ניתן לבצע סינון של הדיירים הרצויים, לדוגמה: סוג החיוב, כתובת הבניין, תאריכי חובות וגובה החובות.

לאחר שנבחר בצד ימין אילו דירות אורות לקבל את המכתב, ובמצד שמאל, האם בדירות האלה רק הדייר יקבל המכתב, או רק הבעלים, או שניהם, נבחר "הפקת מכתבים", בפינה ימנית-למעלה.

ואז ייפתח החלון הבא:

במסך זה נוכל לבחור מספר דברים:

איזה מכתב לשלוח
מה הפעולה שנרצה לבצע לגביו (הדפסה, תצוגה או שליחה במייל). לשים לב שבתצוגה מקדימה, גם אם בחרנו מספר דירות, יוצג רק מסמך עבור אחד מהן, כי אפשרות זו נועדה להציג לנו דוגמה של המכתב, לפני שנשלח אותו.
ואז נוכל לבחור אילו חובות יהיו מוצגים במכתב. האם רק ועד בית/אחר/מיוחדת, או שילוב של כולם יחד.

מספר הערות:

גם אם נבחר תקופת זמן במסך זה, עדיין לא נוכל להציג במכתבים חובות מתקופה שלא כלולה בטווח התאריכים, שבמסך הראשי "ניהול גבייה".
שנית, אם במסך הראשי "ניהול גבייה" מופיעים חובות, אבל במכתב הגבייה, טבלת החובות מופיעה ריקה, ב-99% מהזמן מדובר במצב בו אומנם יש בו חוב בגין חודשים מסוימים (או מיוחדת/אחר), אבל בו זמנית ישנם חודשים שבהם לפי המערכת, חב' הניהול חייבת ללקוח כסף (זה גם יכול להיות בתקופה מאוד ישנה של כמה שנים אחורה). בדר"כ המצב הזה קורה כאשר דייר/בעלים שילם את החוב, ואז נכנסו למסך "עדכון מיסי ועד" ושם איפסו את הצורך בחוב.

* למשל, אם הוגדר שבחודש ינואר 2022 התשלום יהיה 500 ש"ח, הדייר שילם, ואז נקבע שינואר 2022 יהיה 0 ש"ח. לפי

המערכת, חב' הניהול תהיה חייבת לדייר 500 ש"ח. ולכן, גם אם לפי מסך ניהול גבייה לדייר יהיה חוב של נגיד 250 ש"ח בגין

מרץ 2025, זה לא יוצג בטבלת החובות של מכתבי הגבייה.