נוהל ספירת מלאי מלאה למחסן

תוכן עניינים

• ביצוע ספירת מלאי
  • הגדרת ספירת מלאי
  • החלת הספירה
  • אישור פריטים
  • סיום הספירה
• דוחות

ספירת מלאי מלאה לוקחת יותר זמן, לכן גם מבוצעת באופן קצת שונה מהתאמת מלאי. להלן שלבי הפעולה בספירת מלאי:

1. יצירת ספירת מלאי למחסן
2. בחירת הפריטים הנספרים
3. התחלת ספירה (ונעילת המחסן לתנועות מלאי עד גמר הספירה)
4. ביצוע הספירה בפועל
5. רישום התוצאות למערכת
6. אישור התוצאות
7. סיום הספירה והחזרת המחסן לפעילות

* ניתן לבצע ספירת מלאי גם לחלק מהפריטים במחסן, במצב זה רק הפריטים המשתתפים בספירה יהיו נעולים לתנועות מלאי.

** ניתן לבטל ספירת מלאי כל עוד לא הסתיימה – ללא שינוי כלשהוא במערכת.

ביצוע ספירת מלאי

הגדרת ספירת מלאי

מתפריט מלאי -> ספירת מלאי -> ספירת מלאי

בחירת ארגון, מחסן וסוג הספירה (מוטות או רגילה)

שימו לב שמטופס "הוספת פריטים" ניתן להוסיף פריטים לספירה לפי כל מיני חתכים. יש לבחור את מה שרוצים לספור – בד"כ כל הפריטים במחסן.

פעולה זו תוסיף לרשימה את כל הפריטים הנמצאים במלאי כלשהו במחסן (ללא פריטים בכמות 0).

מאפיינים נוספים להוספה:

• שורות ריקות
   ניתן להוסיף שורות ריקות לרישום פריטים שנמצאו במחסן ולא רשומים במערכת
• אחרי כל X שורות
   לדוגמה – כל 30 שורות להוסיף 5 שורות ריקות
• הגבלת פריטים כללית
   הגבלת כמות הפריטים הכללית שרוצים לספור. אם רשום 0 – אין הגבלה לכמות הפריטים
• ללא פריטים שנספרו מאז:
   כאשר מבצעים ספירה חלקית ולא רוצים לספור פריטים שנספרו כבר בחודשיים האחרונים למשל. כולל פריטים שנספרו בהתאמות מלאי. בדוגמה כאן, פריטים שנספרו אחרי 1/1/2020 לא ייכנסו לספירה. אם רוצים לספור את כל הפריטים במחסן ללא קשר לתאריך הספירה האחרונה יש לקבוע את התאריך להיות התאריך הנוכחי.

ניתן לבצע הוספת פריטים בכמה שלבים, לדוגמה אם רוצים פריטים בחתך מקטים שונה, או מכמה משפחות ספציפיות.

החלת הספירה

כעת יש להתחיל את הספירה

פעולה זו תנעל את הפריטים שנבחרו בספירה לתנועות מלאי כלשהן – לא ניתן יהיה להכניס למחסן, לנפק ללקוחות או להעביר למחסנים אחרים – אף פעולה.

כעת יש להדפיס את רשימת הפריטים למחסנאים כדי שיוכלו לסמן על דף את הכמויות שספרו ולחלק ביניהם. ההדפסה מתבצעת על ידי לחיצה על "דוחות" -> דוח לספירה

ניתן להפיק גם קובץ XL למילוי על ידי לחיצה על "קובץ לספירה"

הדוח המודפס כולל רק את שמות הפריטים, המידה (במקרה של מוטות). יש מקום בכל שורה למלא את הכמות שנספרה.

שימו לב שהמצב של כל שורות הפריטים בספירה הוא "טרם נספר"

לאחר סיום הספירה הידנית, יש למלא את נתוני הספירה בטופס. מצב הפריטים שנרשמו ישתנה ל- "נספר"

ניתן לסנן את רשימת הפריטים לפי מצב הפריט כדי לאתר פריטים שלא נספרו או לא הוקלדו למערכת. ניתן לסנן גם לפי מקט.

* שימו לב: בספירת מוטות יש לרשום את כמות המוטות וגם את המשקל העדכני של כל פריט

** למק"טים הרשומים במספר אורכים יש לשקול כל אורך בנפרד !

לאחר סיום ההקלדה יש לוודא שאין אף פריט במצב "טרם נספר" – ניתן להיעזר בסינון. שורות ריקות לא רלוונטיות.

אישור פריטים

כעת, יש לאשר את הפריטים על ידי העברתם ממצב "נספר" למצב "אושר":

אישור גורף על פי קריטריונים: על ידי לחצן "אישור פריטים גורף":

1. על בסיס שינוי כמות
   הפריטים שיועברו למצב "אושר" יהיו רק אלה שבהם השינוי לא גדול מהכמות הרשומה. בדוגמה כאן – רק פריטים שהשינוי בכמות לא גדול מ-2 (למעלה או למטה) יאושרו
   
    
2. על בסיס שינוי ערך מלאי
   רק פריטים שבהם השינוי הכספי (לפי ערך מלאי) נמוך מהנתון שהוגדר יאושרו.
   
    
3. שינוי ערך (אחוזים) וגם הגבלת ערך כספי
   בדוגמה: רק פריטים שבהם השינוי היה נמוך מ-20%וגם השווי הכספי של השינוי נמוך מ- 100 ₪ לפריט. 

* שימו לב: השינוי הנמדד הוא על פי יחידת המידה הראשית. כלומר במקרה של פרופילים (מוטות) השינוי הנמדד יהיה לפי ק"ג ולא מספר המוטות.

לאחר השימוש באישור הגורף, הפריטים שיישארו במצב "נספר" יהיו מעטים ויש לבחון אותם (ניתן להיעזר בסינון לפי מצב). על מנהל הספירה להסביר את החריגות או לבצע ספירה חוזרת לפריטים כדי לשלול טעות הקלדה או טעות בספירה.

מנהל הספירה יכול להגדיר גם מצב "נדחה" לפריט ולאחר מכן להפיק דוח של כל הפריטים שנדחו לספירה חוזרת. 

סיום הספירה

לאחר שכל הפריטים שנספרו עברו למצב "מאושר" ניתן לסיים את הספירה על ידי לחציה על לחצן "אישור ספירה"

תנועות הפרש יופקו על מנת לעדכן את המלאי העדכני.

דוחות

בכל שלב בספירה ניתן להפיק דוחות לגבי הספירה המספקים מידע חשוב. את הדוחות ניתן להפיק באמצעות לחצן "דוחות" בתחתית הטופס.