ספקים: הוצאה חדשה

מהות: על מנת לשמור על המערכת במצב שתואם את העבודה השוטפת ואת הנתונים בפועל ככל הניתן, יש צורך להזין במערכת הוצאות ספקים (אם בחובה או בזכות). זהו חלק מהותי ונדרש, לצורך ביצוע בדיקה, האם ישנן אי-תאימיוות בכספים, בשביל להפיק דוחות ודרישות לתשלום מצד הבניין. זה מה שיעניק לנו את האישור שעבודה שלנו מתוקתקת ומדויקת ככל הניתן. זה גם שומר על חברת הניהול מטענות עתידיות מצד הבניינים תחת ניהולן, שיכולות לעלות מצדם בנושאים שונים הנובעים מכך. 

תוכן המאמר: 

• הקמת הוצאה חדשה
• הגדרות ההוצאה החדשה

הקמת הוצאה חדשה

להבדיל מ"הוצאה חדשה (ללא תשלום)" ששם ניתן להקים את ההוצאה, אבל אין חובה לשלם במועד הקמתה, כאן ישנה חובת תשלום כבר בעת ההקמה.

בחלק התחתון של מסך "בניינים פעילים" ישנה שורת כפתורים:

1. תאריך פעולה: לאחר מכן ניתן להזין תאריך פעולה, או לסמן ליד "הקפץ תאריך פעולה במקביל לתאריך פירעון", ואז תאריך הפעולה יימשך מתאריך הפירעון שנגדיר בהמשך:  
2. נבחר ספק מתוך הרשימה. אם הספק עדיין לא הוגדר, ברגע שנזין את שם הספק ונלחץ "Enter" המערכת תאפשר הקמת ספק מהירה.
3. סוג הוצאה: המערכת תאפשר בחירת סוג הוצאה מרשימת ההוצאה הקיימת.
4. אופן תשלום: יש אפשרות לבחור את אמצעי התשלום (מזומן, צ'ק וכו') או להשאיר ריק, במידה ורוצים לסמן בהמשך, האם ההוצאה מיועדת לגבייה או לא.
5. השתתפות החברה: במידה וחלק וחברת הניהול משתתפת בתשלום חלק מסכום ההוצאה, יש להזין סכום זה כאן.
6. עמלה מספק: שדה זה נועד עבור מקרים בהם הספק משלם לנו, כחברת ניהול, עמלה על העסקה. וכמובן מתחת לזה, במילה והעמלה שולמה כבר, יש לסמן את התיבה "האם שולמה העמלה".
7. לאחר מכאן נזין את פרטי התשלום: נבחר את מספר התשלומים, תאריך תשלום ראשון, אסמכתה ראשונה, ומס' חשבונית.
8. תשלום שוטף: במידה ומדובר בתשלום שהינו "שוטף", כלומר, כזה שהינו קבוע, יש לסמן זאת כאן, על מנת שהסכומים בדו"חות השונים במערכת, יופיעו באופן תקין. תשלום שוטף יכול להיות עבור, למשל, חשמל (כל חודש), ביטוח (גם כל חודש), שתילת פרחים עונתית. אבל זה לא יהיה למשל, אם נשברה דלת כניסה. 
9. שולם על ידני עבור הבניין: עבור מקרים בהם חברת הניהול משלמת את הסכום בעצמה.
10. החל: עד שלא נלחץ על כפתור זה, החלק התחתון במסך יישאר ריק. אך ברגע שנלחץ עליו, הטבלה למטה תתמלא בהתאם להגדרות שהזנו בחלק העליון:

(לפני לחיצה על "החל")

(אחרי לחיצה על "החל")

ולבסוף נלחץ על "אישור" בשביל לשמור / "חדש" בשביל לשמור לפתוח הוצאה חדשה להזנה / "יציאה".