רקע
בכל חודש, לאחר קבלת כלל החשבונות של הספקים לבניין, אנו צריכים לרשום צ'קים עבורם.
כאשר מדובר בבנין בודד, זה לא נורא, אך לחברת ניהול המבצעת את רישום הצ'קים למספר רב של בניינים, הפעולה יכולה לקחת זמן משמעותי.
במערכת בילד-אפ הקלנו עליכם ובנינו תהליך המאפשר הדפסה על צ'קים מוכנים מראש שיקצר משמעותית את הזמן הדרוש להפקת הצ'קים כל חודש
תוכן עניינים
רישום פרטי צ'ק עבור ספק
- במערכת נכנס למסך פעולות כספיות, נבחר סוג תשלום לספקי שירות ומצב לתשלום ונבצע סינון למסך.
- נבצע לחיצה כפולה על הפעולה הכספית שעבורה נרצה להדפיס את הצ'ק בכדי להיכנס לפעולה זו.
בפעולה הכספית נזין אמצעי תשלום המחאה ולאחר מכן המערכת תזין באופן אוטומטי את מספר הסימוכין (מספר הצ'ק), ופרטי חשבון הבנק של הבניין בהתאם למספר הצ'ק הקודם שהוזן בפעולה כספית אחרת.
שימו לב! במידה ותרצו שהמערכת לא תזין את מספר הצ'ק בצורה אוטומטית, ניתן לבטל את סימון ה-V בתיבת הסימון על יד מספור צ'ק אוטומטי ולאחר מכן תוכלו להזין את מספר הצ'ק בצורה ידנית.
- נזין תאריך פירעון עבר הפעולה הכספית
שליחת הצ'ק להדפסה
- נכניס את הצ'ק עם פניו כלפי מטה לתוך המדפסת באופן שבו הכיוון שבו הצ'ק נכנס למדפסת הוא בצורה שהחלק הרחב יותר של הצ'ק (חלק הצ'ק שניתן לספק) נכנס קודם
- יש לוודא שמספר הצ'ק העליון זהה למספר שנבחר על ידי המערכת. במידה ולא - יש לעדכן את הרישום במערכת
- נלחץ במערכת על כפתור הדפס צ'ק
- תופיע לנו הודעת המערכת הבאה וברגע שהצ'ק מוכן במדפסת נלחץ על כפתור YES
הדפסת צ'ק עבור מספר חשבוניות
*במידה ויש לנו צ'ק אחד שמכסה מספר הוצאות שקיימות במערכת, נוכל לבצע העתקה של צ'ק למספר הוצאות שונות באמצעות לחיצה על כפתור סגירת הוצאות נוספות לספק
- בחלון הנפתח ברירת המחדל תציג לנו את כל הוצאות הספקים הקיימות בבניין עבור הספק של ההוצאה המקורית שעבורה הזנו את מספר הצ'ק
- נוכל לבחור אילו הוצאות יופיעו לנו במסך זה על פי הפרמטרים הבאים:
- בניין נוכחי/מכל הבניינים - במידה ונרצה שיופיעו הוצאות עבור הבניין הספציפי שעבור הזנו את הצ'ק בהוצאה המקורית או שיופיעו כאן הוצאות של כלל הבניינים
- תאריך הפעולה - נוכל לבחור כאן טווח תאריכים רצוי עבור ההוצאות שעבורן נרצה לבצע העתקה של הצ'ק מהפעולה הכספית המקורית.
- הצג את כל הספקים - נוכל לסמן תיבת סימון זאת בV במידה ונרצה שיופיעו כאן הוצאות של כלל הספקים ולא רק הוצאות של הספק הקיים עבור ההוצאה המקורית שעבורה נרשם הצ'ק.
- לאחר שבחרנו את ההוצאות הרלוונטיות מתוך מסך ההוצאות (באמצעות סימון שורת ההוצאה או באמצעות לחצן בחר הכל במידה ונרצה לסמן את כלל ההוצאות הקיימות במסך זה), בשורת הסה"כ יירשם לנו הסכום של כלל הפעולות הכספיות שסימנו במסך זה יחד עם הסכום שהזון עבור ההוצאה המקורית.
- לאחר וידוא שהסכום בשורת הסה"כ זהה לסכום המופיע בצ'ק נלחץ על כפתור בצע העתקה
*שורת הסה"כ כאן חייבת להיות זהה לסכום הרשום על הצ'ק אותו נרצה להדפיס!
במידה והסכומים אינם זהים, יש צורך לעבור על ההוצאות שסימנו שוב ולבטל את הסימון של ההוצאה שאינה נכללת בתשלום של צ'ק זה.
- לאחר ביצוע העתקה תופיע לנו בצד ימין בחלק התחתון של המסך הודעת מערכת זו המאשרת שכלל הפעולות שסימנו עודכנו עם מספר הצ'ק עבור ההוצאות
- נכניס את הצ'ק עם פניו כלפי מטה לתוך המדפסת באופן שבו הכיוון שבו הצ'ק נכנס למדפסת הוא בצורה שהחלק הרחב יותר של הצ'ק (חלק הצ'ק שניתן לספק) נכנס קודם ונלחץ במערכת על כפתור הדפס צ'ק ולאחר מכן YES
- לאחר הדפסת הצ'ק הדבר היחיד שנותר לנו לעשות כעת הוא לחתום על הצ'ק שהדפסנו (ולעיתים גם חותמת אם צריך).
דוגמה לצ'ק מודפס מהמערכת
בתוצאה הסופית - כך יהיה עבורנו הצ'ק שהדפסנו עבור הפעולה הכספיות שבהן הזנו את פרטי הצ'ק במערכת.
האם מאמר זה היה מועיל?
נהדר!
תודה על המשוב
מצטערים! לא יכולנו לעזור
תודה על המשוב
המשוב נשלח
אנו מעריכים את המאמץ שלכם וננסה לתקן את המאמר