התאמות בנקים

מהי התאמת בנקים?
התאמת בנקים היא פעולה חשבונאית שמטרתה לוודא שהתנועות הכספיות שמופיעות במערכת הניהול (לדוגמה: בילד אפ) זהות לתנועות שמופיעות בפועל בדפי חשבון הבנק.

מה החשיבות?

1. בקרה ושקיפות פיננסית

כאשר מבצעים התאמה בין המידע שבמערכת לבין החשבון בפועל, ניתן לזהות אם יש טעויות, כפילויות או תנועות חסרות. כך ניתן לוודא שהמערכת מדווחת בדיוק על מה שקורה בפועל בחשבון הבנק.

2. תהליך עבודה מסודר ומקצועי

התאמות שוטפות מאפשרות עבודה מסודרת. כך ניתן להתנהל בצורה מקצועית ולשמור על אמון הדיירים והועדים.

3. הכנה לדוחות כספיים וחשבונאות תקנית

בעת הכנת דוחות כספיים שנתיים או רבעוניים, התאמות הבנקים הן בסיס קריטי.

איך עושים התאמות בנקים בבילד אפ?
ראשית יש להיכנס במסך בניינים פעילים --> חוזה הניהול,
חשוב להזין את תאריך יתרת הפתיחה ואת היתרת פתיחה לפי הרישומים בעו"ש בבנק.

* זה מאוד חשוב לדוחות ולהתאמות בנקים, כמובן חשוב לוודא לאחר העלאת הקובץ להתאמות בנקים שהיתרות נכונות ותואמות לבנק.

יש להיכנס ללשונית בניינים פעילים --> חשבונות בנק --> התאמות בנקים

* חובה לבחור שם בנק על מנת שהלחצן של התאמות בנקים יהיה פעיל

ישנם 2 אפשרויות להזנת תנועות בחשבון הבנק של הבניין:

1. אוטומטי - ייבוא קובץ של הבנק ע"י לחיצה על "ייבא קובץ" - הכי מומלץ ונכון

    לאחר מכן בחירת הפורמט והאלה הקובץ, חשוב מאוד לבחור את הפורמט הנכון של הבנק.

2. ידני - הזנה ידנית של הפעולות ע"י לחיצה על "עריכת תנועות בחשבון".

     לא צריך להזין מספר תנועה, המספור הוא אוטומטי.

סינון תאריכים

חשוב לדעת כי הסינון תאריכים מתייחס אך לתאריך פירעון בפעולות הכספיות הרשומות במערכת.
לדוגמה:
במידה והסינון הוא כמו בתמונה, אני לא אוכל לראות פעולות כספיות שיש להן תאריך הפקדה מה 18.4.25 או מלפני ה 1.4.25 למרות שיכול להיות תאריך פירעון בפעולות הכספיות שכן תואם לסינון.

סיבה נוספת היא מכיוןן שברגע שבפעולה כספית יש תאריך הפקדה, התאריך המוצג במסך הוא לפי התאריך הפקדה, במידה ואין התאריך המוצג הוא לפי התאריך פירעון הרשום בפעולה הכספית.

התאמה פרטנית

כאשר מוצאים התאמה בין תנועה בחשבון הבנק לתנועה במערכת, יש לסמן את התנועות עם העכבר וללחוץ על "התאמה פרטנית".
*כמובן שניתן לבחור כמה פעולות מהמערכת / מהבנק ולבצע התאמה

לאחר מכן במידה ונלחץ על "הסתר משוייכים" ונוריד את סימון ה "V", נוכל לראות את כל ההתאמות ששויכו (כאשר יש סימן של עיגול אנחנו יודעים שלאותה תנועה יש התאמה), ובעת לחיצה על תנועה המערכת תראה לנו לאיזה תנועה/ות בוצעו התאמות.

הסר התאמה

במידה ועשינו טעות בהתאמה אפשר לבחור את התנועה המתאימה וללחוץ על הסר התאמה

יצירת הוצאה

כאשר אנחנו מזהים הוצאה ( תנועה בחובה ) בצד של הבנק שלא קיימת במערכת, ניתן לבחור את התנועה וללחוץ על "יצירת הוצאה" לאחר מכן יפתח לנו חלון של פעולה כספית ונצטרך להזין את הנתונים החסרים.
*בעת לחיצה על הכפתור יצירת הוצאה כבר נוצרת הוצאה כספית - לכן חשוב למלא את הפרטים ( ספק וכו' )

צור תשלום לקוח

כאשר אנחנו מזהים הכנסה ( תנועה בזכות ) בצד של הבנק שלא קיימת במערכת, ניתן לבחור את התנועה וללחוץ על "צור תשלום לקוח" לאחר מכן יפתח לנו חלונית ליצירת התשלום ונצטרך להזין את הנתונים החסרים.
לאחר מכן נלחץ על "אישור" המערכת תעביר אותנו למסך השיוכי תשלום ( עבור מה הדייר שילם, מיסי ועד, מיוחדת, אחר וכו' ).

יצירת החזר מספק

כאשר אנחנו מזהים הכנסה ( תנועה בזכות ) בצד של הבנק שלא קיימת במערכת, ניתן לבחור את התנועה וללחוץ על "יצירת החזר מספק" לאחר מכן יפתח לנו חלון של פעולה כספית ונצטרך להזין את הנתונים החסרים.

*בעת לחיצה על הכפתור יצירת החזר מספק כבר נוצרת הוצאה כספית - לכן חשוב למלא את הפרטים ( ספק וכו' )

החזר טכני

משתמשים בהחזר טכני כאשר הייתה לנו הוצאה ולאחר מכן היא הופקדה חזרה לבנק לדוגמה:
שילמו ל"ספק המושלם" 200 ש"ח בהמחאה --> הספק הפקיד את הצ'ק --> לאחר יומיים הצ'ק חזר ( לא היה לו כיסוי ) --> נוצרה לנו פעולה בעו"ש של הבנק של זכות.

במקרה כזה אנחנו נבחר את 2 הרשומות ונלחץ על החזר טכני מכיוון שלא היה שינוי כלשהו בחשבון הבנק ולא שילמנו לספק.
כמובן שאפשר גם לתעד את הפעולות האלה במערכת ואז לעשות התאמה פרטנית במידה הצורך.

לחיצה כפולה על תנועה ( בצד של המערכת )

כאשר לוחצים לחיצה כפולה על תנועה( בצד של המערכת ) נפתחת הפעולה הכספית ואז אפשר לדעת יותר פרטים על הפעולה גם בהכנסות וגם בהוצאות.

דוגמה להוצאות:

דוגמה להכנסות:

הצג פירוט של תנועה ( בצד של המערכת )

כאשר בוחרים תנועה ( בצד של המערכת ) תיפתח לנו חלונית עם הפרטים של הכלולים בתנועה, יכולות להיות יותר מתנועה אחת.
ישנם מצבים שהמערכת מאחדת תנועות.

מתי המערכת מאחדת תנועות ( בצד של המערכת )

בהמשך לסעיף הקודם, המערכת יכולה לאחד תנועות כאשר התאריך של התנועה הוא אותו התאריך ( פירעון / הפקדה ) ולאותם תנועות יש את אותה מספר אסמכתא ( או שהאסמכתא ריקה באותן פעולות ) ולכן הצגת הפירוט זו פעולה חשובה מאוד על מנת לדעת מה כלול בתנועה.