התאמות בנקים - תחקור בעיות

כאשר מתאימים מספר פעולות למספר פעולות בו זמנית – תאריך ההפקדה של כל הפעולות הופך להיות התאריך של הפעולה הראשונה שנבחרה ולפעמים זה נגרר משנה לשנה ויכול ליצור בעיות.  

ולכן שלב ראשון בכל תחקור – הסרת התאמות והתאמה מחדש של כל פעולה לפעולה בנפרד כדי לבדוק האם יש לנו פעולות אשר קיימות באחד מהצדדים ללא מענה בצד השני או שהתאריכים שלהם לא נכונים וזה יוצר הפרשים בדוח כספי תקופתי. 

בנוסף מומלץ תוך כדי התהליך להשלים מספרי אסמכתאות חסרים בפעולות הכספיות בצד הבילדאפ וגם לוודא שנרשמו תאריכים הפקדה /פירעון תקינים על הפקדות שקים (הבדיקה נעשית כמובן מול הדפסות ההפקדה הנמצאות אצל הלקוח) וכמובן להדגיש ללקוח את החשיבות לתחקור הפרשים. 

מקרה 1: הוצאת דוח כספי תקופתי של שנתיים נותן סכום נכון - אך הוצאת דוח שנה בשנה יצא לא תקין. 

פתרון מקרה 1: הייתה פעולה של חיוב שיק ספק על סכום X שירדה מהבנק בשנה הראשונה, אך הבנק רשם את חיוב השיק על סכום Y. בשנה הבאה הבנק החזיר את ההפרש – ולכן בכללי הסכום היה נכון אך בגלל שהפעולות הותאמו לתאריכי הפקדה בשנים שונות – נוצר הפרש בכל שנה. 

מקרה 2: הייתה קיימת בצד הבילדאפ החזר של תשלום דייר על סכום X ובבנק נראתה החזרה על סכום Y, בפעולות הכספיות נראתה ההחזרה על סכום Y אך לא החיוב על סכום X. 

פתרון מקרה 2: בפעולה בצד של הבילדאפ לחצנו על הצג פירוט – שם ראינו כי הפעולה רשומה שונה לחלוטין והיא בעצם ההחזר על סכום  Y . מחקנו בפעולות הכספיות את ההחזרה על סכום Y , ואז לאחר בדיקה של תאריך וסכום גילינו שיש תשלום לספק שהמערכת שכפלה אותו (כל הפרטים כולל מספר פעולה היו אותו הדבר). כאשר מחקנו את הפעולה הכפולה ורשמנו מחדש את הזיכוי הסכומים תאמו. 

מקרה 3: אין התאמה בסכום הכסף שהוזרם באשראי בין הבנק - לסליקה בתוכנה. 

פתרון מקרה 3: יש לבדוק את האפשרויות הבאות- 

-בדיקת פעולות כרטיסי דיירקט. לרוב החברות יש 3 סוגים של תאריכי זיכוי כאשר הן נפתחות: סליקת כרטיסי דיירקט בתאריך שבו בוצעה העסקה (או יום אחרי), זיכוי ב 2 לחודש העוקב (כל פעולות החיוב שבוצעו בין ה 1 לחודש ל 15 לחודש) וזיכוי ב 8 לחודש (כל פעולות החיוב שבוצעו בין ה 16 ל 30/31 לחודש). ולכן , יש לבדוק האם יש פעולות אשראי בחודש הסליקה שהן לא ב 2 או ב 8. אם יש פעולות אז אלו משויכות לזיכוי בחודש העוקב. המערכת שלנו אינה יודעת להפריד בין ההזרמות השונות ולכן כל החיובים לחודש זה ירשמו במערכת תחת ה 8 לחודש העוקב. 

-בכספת יש דוח הנקרא "דוח שגויים" (שגויים הם פעולות באשראי שנפלו במערכת כאל בהזרמה לבנק) פעולות אלו בדרך כלל מוזרמות בחודש העוקב ולכן 2 החודשים יהיו בסכומים לא תקינים- אחד בחוסר והחודש הבא בעודף. כדי לבדוק זאת יש להיכנס לכספת >בשורה העליונה לסנן את בסיס הנתונים של החברה עליה עובדים > בשורה התחתונה לבחור "דוח שגויים". אם יש שם הרבה רשומות (שבדרך כלל אין) ניתן להמשיך בסינון עמודות לפי מספר ספק. 

-הכחשות עסקה. לעיתים דיירים מכחישים עסקה, או מבטלים הוראת קבע בכרטיס האשראי. המערכת שלנו אינה מקבלת מידע זה ומתרגמת אותו אוטומטית לאי חיוב , כיוון שכשהמערכת שלנו שולחת בקשה לאישור העסקה (לחברת המסופים ולכאל) הם מאשרים את הפעולה – אך כאשר כאל מנסים להזרים את הכסף לחשבון- אז עולה ההכחשה. 

הכחשות עסקה ניתן לראות במערכת רק במקום אחד – בדוח נתוני כאל. זה כמובן בתנאי שהחברה מחוברת לכספת. הפעולות הנ"ל יופיעו בסוף הדוח תחת הכותרת "פעולות שונות ועסקאות ללא התאמה" במינוס. ניתן לבדוק איזו עסקה זו על ידי חיפוש בפעולות כספיות לפי 4 ספרות אחרונות של כרטיס האשראי.  כמובן שאם זה המקרה אז בגבייה יש לעשות פעולה ב"כרטיס אשראי אמצעי חיצוני" במינוס – כדי לעדכן שיש לדייר חוב. 

-עמלת מינימום. לעיתים כאל מחייבים משהו שנקרא "עמלת מינימום", זוהי עמלה שכאל גובים מספקים "שלא סלקו מספיק בחודש מסוים והם לא הגיעו למינימום עמלות שכאל מצפים לקבל עבור השרות שלהם" – הדבר הנ"ל אינו קיים בהסכם מול אייפוינט ונמצא בטיפול סמנכ"ל הכספים שלנו מול כאל. אך כיוון שזה כבר קרה בעבר יש לבדוק זאת. את הנ"ל ניתן לראות בדוח נתוני כאל (באותו המקום כמו הכחשות עסקה). 

כאל טעו והזרימו את הכספים לחשבון לא נכון. קרו כבר מקרים בהם כאל עשו טעויות כמו – שיוך חשבון בנק לא תקין לספק, הזרמת חיובים בכרטיס תייר בלבד לחשבון אחר, הזרמת פעולות מסוג כרטיס אחד בלבד לחשבון אחר, בוצע שינוי בחשבון והגשנו אליהם בקשה לשנות אך כאל עוד לא שינו/לא שינו כלל, וכד'. כדי לבדוק זאת יש לפנות לתמיכה (הצ'אט של כאל) ולנסות לברר מולם מה קרה. אם הם לא יודעים/ יכולים לפתור אותה – יש לפנות במייל לכל אנשי הקשר שלנו בכאל (כרגע הם דן דניאל, רוזי ומיטל(.