יצירת חיוב קבוע ללקוח

הגדרת חיובים קבועים משמשים לחייב לקוחות על בסיס קבוע, חודשי, דו חודשי, שנתי או בכל מחזור חודשי אחר.

המטרה היא לתת מענה ללקוחות עם חיוב חוזר ולחסוך זמן בהפקת חיובים כל חודש.

תוכן עניינים

• תרחישים אפשריים
• יתרונות
• אופן שימוש בחיוב קבוע
  • הקמת חיוב קבוע חדש
  • הגדרת פרטי החיוב
    • תיאור– תיאור קצר של החיוב
    • יום חיוב
    • אופן תשלום
    • תוקף
    • מטבע
    • סוג מסמך
    • סיווג סיווג חשבונאי למסמך שייווצר
    • פריטים לחשבונית
    • הערה לקבלה
  • פעולות על חיוב קבוע
    • חדש – יצירת חיוב חדש
    • מחק
    • שכפל– שכפול רשומת החיוב לתקופה נוספת.
    • הקפאה- מאפשר עצירה של חיוב קבוע לתקופה מוגדרת מראש.
    • (מתקדם) דוח פעולות שבוצעו עקב החזרות מס"ב
    • (מתקדם) דוח של פעולות קבצי כרטיסי אשראי מוחלפים
• הרצת חיובים
  • במסך כספים -> לחצן "חשבוניות להו"ק"
  • מסך חשבונית אוטומטית  - להוראת קבע
  • הגדרות לפני ביצוע
    • סגור בסיום
    • הצג דוא"ל לפני שליחה
    • חיוב חוב מצטבר (להשתמש בזהירות !)
    • הגדר מלל קבוע לדוא"ל
    • לחצן "בצע"
    • הגדרות ארגון (לחיוב באמצעות מס"ב)
  • מה קורה כשלוחצים על "בצע !"

למה צריך את זה ?
לעסקים המספקים שירות קבוע למספר רב של לקוחות, הפקת חשבוניות קבועות לאותם לקוחות עם אותם פרטים אורכת זמן רב. לכן יצרנו את המנגנון הזה לחיוב קבוע.
לדוגמה:
* עסק המספק שירות תוכנה ומחייב על בסיס חודשי במחיר קבוע.
* חברה המספקת שירות עם דמי ניהול קבועים כל חודש, למספר רב של לקוחות.
 

תרחישים אפשריים

1. חיוב חודשי במחיר קבוע למספר רב של לקוחות, כולל חיוב בכרטיס  אשראי.
2. סגירת חוב עבר באמצעות מס"ב (הרשאה לחיוב חשבון) בתשלומים, עבור חשבוניות שהופקו כבר.

יתרונות

• חיסכון בזמן חיוב לקוחות
• חיוב אוטומטי ללקוח בכרטיס אשראי או בהרשאה לחיוב חשבון הבנק (באמצעות מס"ב)
• ניתן להגדיר מספר חיובים קבועים ללקוח, לדוגמה חיוב חודשי עבור שירות וגם חיוב שנתי על שירות אחר

אופן שימוש בחיוב קבוע

הקמת חיוב קבוע חדש

בכרטיס הלקוח -> לשונית "פרטי הנה"ח"

• אם החיוב משולם בכרטיס אשראי, יש להזין פרטי הכרטיס לפני הקמת החיוב על ידי לחיצה על "פרטי כרטיס אשראי". פעולה זו תשמור את פרטי הכרטיס באופן מאובטח כחלק מכרטיס הלקוח.
  זה יאפשר שימוש בכרטיס לטובת החיוב הקבוע ובנוסף לחיובים מזדמנים אם יהיו בהמשך.
   אם הלקוח משלם באמצעי אחר, או משלם אחרי הפקת החשבונית, אין צורך לרשום פרטי כרטיס אשראי.
• לחיצה על "פרטי חיוב קבוע" תציג מסך להזנת פרטי החיוב עצמו. במסך זה ממלאים את פרטי החיוב הקבוע.

הגדרת פרטי החיוב

רשימת השדות לפי הסדר:

1. תיאור– תיאור קצר של החיוב. לשימוש פנימי

2. יום חיוב

   1. היום בחודש שבו יש לחייב:
      הרצת החיובים מתבצעת ידנית (מוסבר בפירוט בהמשך). ניתן לבצע את ההרצה מספר פעמים בחודש (ככל שנדרש). בעת ההרצה, המערכת שולפת את החיובים שהוגדר להם יום חיוב עד היום הנוכחי בחודש. לדוגמה – בתאריך 15 לחודש המערכת תשלוף את כל החיובים שיום החיוב שלהם מוגדר בין 1 ל- 15 ושעדיין לא בוצע להם חיוב בחודש הנוכחי. לדוגמה – הגדרנו יום חיוב 15 לחודש, שיצא יום שבת, ביום ראשון 16 לחודש המערכת תציג את החיוב הזה לביצוע.
       * אם מוגדר 31 לחודש ובחודש הנוכחי יש רק 30 או 28 ימים, המערכת תחייב ביום האחרון של החודש.
   2. כל X חודשים – ניתן להגדיר מחזור חיוב שונה מכל חודש. למשל כל 3 או 12 חודשים לפי הצורך.

3. אופן תשלום– יש לבחור אחד מהאמצעים האפשריים:

   • כרטיס אשראי
     אם יש ללקוח כ.א. שמור במערכת, ניתן להשתמש בו.
     ישנה אפשרות להשתמש בכרטיס שונה מהכרטיס הראשי של הלקוח, עבור חיוב זה, על ידי לחיצה על "+" והזנת פרטי כ.א. נוסף.

• קישור לקבלה קיימת
  מיועד למצבים שבהם הלקוח משלם עבור תקופה מראש. למשל, מוסר 12 צ'קים חודשיים עבור שירות שנתי ומפיקים לו קבלה. אך את החשבונית רוצים להפיק כל חודש בהתאם למתן השירות (כדי להימנע מתשלום מס הכנסה ומעמ לפני שנכנס הכסף לחשבון בפועל).
  במקרה זה, יש לרשום את מספר הקבלה שהופקה בחיוב הקבוע. המערכת תפיק חשבונית לפי הגדרת החיוב ותקשר אותה לקבלה, כדי לסמן שהיא שולמה כבר.
  * ייתכן מצב שבו השירות ללקוח ממשיך אבל נגמרו הצ'קים שנמסרו מראש. לכן שיוך של החשבונית לקבלה המקורית לא רלוונטי מכיוון שצריך לגבות מחדש עבור התקופה הנוספת. המערכת בודקת את סכום כל החשבוניות המשויכות לקבלה, אל מול סכום החשבונית שתופק. במידה וסכום החשבונית החדשה, יחד עם סכום החשבוניות המקושרות כבר לקבלה, גבוה יותר מהסכום שנתקבל בקבלה הרשומה, – החשבונית החדשה לא תשויך  לקבלה.
  לדוגמה: לקוח מסר 12 צ'קים בסך 12000 ₪ (1000 כל חודש). הופקה לו קבלה מתאימה מספר 44555.
  הקמנו חיוב קבוע בסך 1000 ₪ לחודש, וקישרנו לקבלה שהופקה 44555.
  כל חודש תופק לו חשבונית בסך 1000 ₪ למשך 12 חודשים. בחודש ה-13 (בהנחה שלא הוזן חודש סיום) המערכת תפיק חשבונית נוספת אבל לא תשייך אותה לקבלה 44555 מכיוון שכבר קושרו אליה חשבוניות בסכום כולל של 12000 ₪.
  במקרה זה, יש לפנות ללקוח ולבקש תשלום נוסף עבור התקופה החדשה ואז לעדכן בחיוב הקבוע את מספר הקבלה החדש.
• אחר
  אפשרות זו מיועדת למצבים בהם מפיקים חשבונית והלקוח משלם לאחר מכן, או שעדיין לאהתקבל אמצעי תשלום מהלקוח.
• מס"ב (מרכז סליקה בנקאי) - גביה באמצעות הרשאה לחיוב חשבון
  כאשר הלקוח הקים הרשאה לחיוב חשבון ובית העסק מנוי לשירותי מס"ב – ניתן להגדיר כאן את פרטי חשבון הבנק של הלקוח לחיוב.
  בעת הפקת החיובים, המערכת תיצור קבלה עם אמצעי תשלום "העברה בנקאית" ותפיק קובץ חיובים מיוחד לשליחה לחברת מס"ב (באמצעות תוכנת שידור נפרדת שמקבלים מהם).
  לאחר השידור למס"ב, הלקוח ייראה חיוב בחשבון עם הסכום ששודר.
  * שימו לב: חיובים של מס"ב עלולים להתבטל ולחזור עד 3 ימים לאחר שידור העסקה למס"ב. יש לעקוב אחר החזרות בחשבון. במידה והיה החזר יש להפיק ללקוח קבלה במינוס ולבטל את השיוך של החשבונית לקבלה המקורית כדי שתופיע בדוח לגביה.
  חברות המבצעות חיובים קבועים בהיקפים משמעותיים, ניתן להצטרף לשירות "קובץ החזרות" ואז המערכת תפיק את הקבלות ההחזר באופן אוטומטי.
  

  • תוקף

     התקופה שבה יחל החיוב הקבוע. חובה לרשום חודש ושנת התחלה. לא חובה חודש סיום (החיוב ימשיך ללא הגבלה)

  • מטבע– המטבע שבו תופק החשבונית

  • סוג מסמך

    ניתן להפיק מספר סוגי מסמכים:
    1. חשבונית – ברירת המחדל
    2. חשבון עסקה
    3. קבלה בלבד – מיועד לתרחיש של סגירת חוב (מוסבר בהמשך)

  • סיווג
     סיווג חשבונאי למסמך שייווצר, מתוך רשימת סיווגי חשבונות הכנסה אפשריים (מוגדר בהגדרות הנה"ח - חשבונות הוצאות והכנסות).

    אם לא מוגדר סיווג לחיוב הקבוע, הסיווג שיירשם בחשבונית שתופק יהיה לפי הסיווג שמוגדר בכרטיס הלקוח (לשונית פרטי הנה"ח).
    * הסיווג החשבונאי קיים למקרים בהם בכרטיס הלקוח מוגדר סיווג "פיתוח תוכנה" (לדוגמה), ואז רוכש שירות נוסף בסיווג אחר "אירוח בענן" ורוצים לשייך רק את החיובים הקבועים האלה אליו.
    * הסיווג החשבונאי קיים למקרים בהם בכרטיס הלקוח, מוגדר סיווג חשבונאי מסוים. לדוגמה, "פיתוח תוכנה". והלקוח רוכש שירות נוסף "הדרכה" ומבקש חיוב קבוע לשירות זה.
     עבור השירות הנוסף - הדרכה, נגדיר חיוב קבוע עם סיווג "הדרכה".

  • פריטים לחשבונית ("תיאור הפריט")

    רשימת הפריטים לחשבונית שתיווצר

  • הערה לקבלה – הערה שתירשם בקבלה שתיוצר מהחיוב הזה

פעולות על חיוב קבוע

1. חדש – יצירת רשומת חיוב חדש

   ניתן להגדיר כמה חיובים קבועים ללקוח, כולל בתקופות שונות. דוגמה, במקרים של חיוב למספר חודשים בתנאים מסוימים ולאחר מכן מחיר שונה, או שירות שמוגבל למספר חודשים ולאחר מכן מסתיים.

2. מחק

   מחיקת הגדרות החיוב בחלון הרלוונטי
   המחיקה לא משפיעה על חיובים שנוצרו כבר, רק על חדשים

3. שכפל– שכפול רשומת החיוב לתקופה נוספת.

   במידה ומוגדר בחיוב חודש סיום, הרשומה החדשה תתחיל באופן אוטומטי מהחודש העוקב. לדוגמה – מועד סיום החיוב מוגדר להיות עד חודש 3/2023, הרשומה המשוכפלת תוגדר להתחיל מחודש 4/2023.

4. הקפאה- מאפשר עצירה של חיוב קבוע לתקופה מוגדרת מראש.

   הפעולה תגרום לכך שהחיוב הנוכחי יסתיים ותיוצר רשומת חיוב זהה המתחילה לאחר סיום תקופת ההקפאה.

5. דוח פעולות שבוצעו עקב החזרות מס"ב -

   מיועד לעסקים המשתמשים במס"ב ומנויים על קבלת קובץ החזרות ממס"ב.
   במקרה זה, המערכת יודעת לקלוט את הקובץ המשודר ממס"ב באמצעות "כספת" ולהפיק באופן אוטומטי קבלות במינוס ללקוח. דוח זה מציג את הפעולות שבוצעו בהקשר של החיוב הקבוע הנוכחי.

6. דוח של פעולות קבצי כרטיסי אשראי מוחלפים

   לעסקים המנויים על שירות קובץ מידע על כרטיסים מבוטלים ומוחלפים – המערכת מקבלת קובץ זה מחברות האשראי ותעדכן את כרטיס האשראי החדש של הלקוח באופן אוטומטי.

הרצת חיובים

• במסך כספים -> לחצן "חשבוניות להו"ק"

  
  
  

• מסך חשבונית אוטומטית  - להוראת קבע

  במסך זה מבצעים את כל החיובים הקבועים שהגיע זמנם, לפי הכללים שהוגדרו קודם לכן. הרשומות המוצגות הן כללי החיוב שהוגדרו קודם לכן ללקוחות.
  הרשימה תכלול רק לקוחות פעילים שמוגדר להם חיוב קבוע, לפי ההגדרות האלה:
  1. ארגון – מציג את רשימת הלקוחות של הארגון הנבחר
  2. סנן תקופה – החודש שבגינו יש לחייב (חודש + שנה). לאחר בחירת תקופה יוצגו רק כללי חיוב קבועים החלים בתקופה זו
  3. תאריך חשבונית
     התאריך שבו תירשם החשבונית.
     ניתן להפיק חשבונית לתאריך מוקדם יותר, כל עוד לא הופקו כבר חשבוניות עתידיות.
      * עדכן תקופה לפי תאריך חשבונית – אם מסומן, תקופת החיוב תעודכן לפי תאריך החשבונית שנבחר
  4. הצג - מציג חיובים קבועים לפי סוג אמצעי התשלום שנבחר. למשל – רק חיובים בכ.א., או רק חיובים במס"ב
  5. פלט מקור – כיצד יישלחו המסמכים ללקוח.
  6. נושא מסמך - שדה למילוי מלל עבור נושא החשבונית
  7. מיקום קבצי PDF – תיקייה שאליה רוצים לשמור המסמכים (כאשר מוגדר שהפלט הוא קובץ PDF)
  8. מיקום קובץ מס"ב - הגדרת מיקום התיקיה לשמירת קובץ החיובים למס"ב
     • batchID – מספר מזהה לקבוצת הפעולות שמתבצעת (לשימוש המערכת)
     • המשך אצווה קודמת – למקרים שהפעולה מופסקת באמצע מסיבה כלשהיא, ורוצים להמשיך על אותו מספר מזהה של הפעולה הקודמת.
     • שחזור קובץ מס"ב – אם הקובץ שהופק בפעולה קודמת אבד או נמחק, ניתן להפיק אותו מחדש מכאן.
  9. סנן לפי תיאור - שדה חיפוש לפי טקסט, הסינון מתבצע על שדה "תאור" של החיוב הקבוע
  10. רשימת מסמכים להפקה
      לחיצה כפולה על שורה, תציג את כרטיס הלקוח
      • עמודות ברשימה
        • שם הלקוח
        • יום חיוב – היום המוגדר בחודש לחיוב
        • תאור – התאור הקצר הרשום בהגדרת החיוב הקבוע
        • סכום – הסכום לפני מע"מ
        • כ.א .– מוגדר כרטיס אשראי לחיוב הזה
        • חשבונית – האם יש להפיק חשבונית (יכול להיות גם חשבון עסקה או קבלה)
        • עסקה אחרונה – תאריך עסקת אשראי אחרונה
        • סכום כולל מע"מ
      • לחצנים בחלק התחתון של הטופס

"פתח הו"ק נבחרת" יציג את חלון החיוב הקבוע שנבחר.

הגדרות לפני ביצוע

1. סגור בסיום – החלון ייסגר לאחר סיום הפעולה

2. הצג דוא"ל לפני שליחה

   יוצג חלון הודעת מייל עם החשבונית המצורפת, המשתמש יצטרך לשלוח את החשבונית באופן ידני
   (מומלץ כאשר משתמשים ב- outlook לשליחה במקום מייל פנימי מתוך התוכנה. רלוונטי רק להתקנות מקומיות ולא בענן)
3. שלח מקור להדפסה אם לא ניתן לשלוח לדוא"ל או לפקס - שליחת חשבונית להדפסה במדפסת בהעדר כתובת מייל ללקוח 

4. חיוב חוב מצטבר (להשתמש בזהירות !)

   • לא מסומן (ברירת המחדל) – המערכת תחייב את הלקוח לפי ההגדרה של החיוב הקבוע.
   • מסומן – המערכת תחייב את הלקוח לפי סכום החוב הכולל שלו. לדוגמה: אם החיוב החודשי הוא 80₪, אבל ללקוח יש חוב מחודש שעבר בסך 200 ₪, אז המערכת תחייב את הלקוח ב- 280₪. קבלה תופק בסכום הזה.
      החשבונית החודשית תופק לפי המוגדר בחיוב החודשי (80₪ לפי הדוגמה).

5. הגדר מלל קבוע לדוא"ל

   תבנית לשמירת מלל קבוע עבור הודעות דוא"ל ללקוח.
   * "נושא המייל" מוגדר לפי הרשום בתיבה "נושא מסמך" בחלק העליון של הטופס
   * קישור לתשלום – ניתן להגדיר למערכת להוסיף להודעת מייל קישור לדף תשלום עבור הלקוח. לקוח שילחץ על הקישור יעבור לדף תשלום שבו הוא יכול להזין פרטי כ.א. ולשלם את החשבונית.
    הקישור יתווסף רק אם לא הופקה קבלה או שחיוב בכ.א. הרשום בחיוב הקבוע נכשל.

6. לחצן "בצע"

   מפעיל את החיובים שסומנו. אופן הפעולה הוא להלן:
   • שלב ראשון - לפי שדה "סוג מסמך" שהוגדר בחיוב
     • חשבונית – המערכת תפיק חשבונית
     • חשבון עסקה – המערכת תפיק חשבון עסקה
     • קבלה בלבד – הפקת קבלה בלבד
   • בשלב שני - המערכת תבדוק האם צריך לבצע חיוב לפי אופן התשלום שהוגדר:
     • כרטיס אשראי – המערכת תחייב את הכרטיס המוגדר, ובמידה והחיוב הצליח (התקבל אישור מחברת האשראי) תופק קבלה. 
     • קישור לקבלה קיימת – המערכת תקשר את החשבונית שהופקה לקבלה המוגדרת בחיוב. לא תופק קבלה נוספת.
     • אחר – לא תתבצע הפקת קבלה.
     • מס"ב – המערכת תפיק קבלה, ותוסיף את פרטי החיוב לקובץ המיועד לשידור למס"ב
   • שלב שלישי – המערכת תשלח את המסמכים שהופקו ללקוח לפי ההעדפות שלו בכרטיס הלקוח (מייל, הדפסה או ללא). ניתן לעקוף את ההגדרות האלה על ידי בחירת "פלט מקור ל-" בחלק העליון של המסך.

7. הגדרות ארגון (לחיוב באמצעות מס"ב)

   חברה -> פרטי ארגון -> פרטי חשבונית
   או
   כספים -> הגדרות הנה"ח -> פרטי ארגון -> פרטי חשבונית
   • מס"ב – מרכז סליקה בנקאי
   • לפני שימוש במנגנון זה יש לפנות לחברת מס"ב ולהקים "קוד מוסד" עבור העסק באתר הזה
     לאחר קבלת הפרטים מחברת מס"ב יש להגדיר אותם מתפריט חברה -> פרטי ארגון -> פרטי חשבונית -> פרטי מוסד – מס"ב
     
      

        להגדרת חיוב קבוע באמצעות מס"ב יש להגדיר את טופס החיוב באופן הבא ולרשום את פרטי הבנק של הלקוח:
 

חוזרים כעת למסך "חשבונית אוטומטית  - להוראת קבע"

מה קורה כשלוחצים על "בצע !"

מה שיקרה עבור כל סוג חיוב:

1. כרטיס אשראי
   המערכת תשתמש בפרטי כ.א. המוגדר ללקוח ותנסה לחייב אותו. במידה ומתקבל אישור מחברת האשראי תופק קבלה.
    חשבונית מופקת בכל מקרה.
2. קישור לקבלה קיימת
   המערכת תפיק חשבונית ותקשר אותה לקבלה שהוגדרה.
    * במידה והקישור יגרום לכך שסכום החשבוניות הכולל עבור קבלה זו גדול יותר מסכום הקבלה – אז החשבונית החדשה לא תקושר ותהיה מסומנת לגביה.
3. אחר
   תופק חשבונית בלבד. על המשתמש לגבות אותה בנפרד.
    מיועד ללקוחות המשלמים בהעברות או שולחים צ'קים
4. מס"ב
   המערכת תרכז את כלל החיובים בשיטת "מס"ב" ותיצור קובץ ייעודי לשליחה. הקובץ ימוקם בתיקייה המוגדרת בשדה "מיקום קובץ מס"ב" בחלק העליון של הטופס.
   לאחר סיום הפעולה, יש לשדר את הקובץ לחברת מס"ב, באמצעות תוכנת שידור ייעודית המותקנת במחשב הלקוח (מקבלים אותה ממס"ב).
    המערכת מפיקה חשבונית וקבלה.
5. טיפול בסירובים
   • אשראי
     1. בסוף ההרצה של הטופס, המערכת תציג דו"ח עסקאות אשראי שבוצעו. יש לעבור על הדו"ח ולטפל בגבייה מול לקוחות שהכרטיס שלהם סורב.
     2. ניתן להיעזר במסך כספים -> "עסקאות אשראי שחזרו"
         מסך זה מאפשר חיוב מחדש של לקוחות שקיבלו סירוב כלשהו.
   • מס"ב
     1. חיוב מס"ב יכול לחזור. כלומר מתקבל סירוב מסניף הבנק של הלקוח.
        במקרה זה, יראו בחשבון החברה (שלנו) כניסה של כל הסכום שחויב (מכל הלקוחות), ויום לאחר מכן – החזר חיוב + חיוב בעמלה.
        חיוב של מס"ב יכול לחזור עד 3 ימים לאחר שידור הקובץ.
        יש לתעד באופן ידני סירובים אלו, כאשר מתקבלת הודעה על כך, על ידי:
        • הפקת קבלה ידנית במינוס (יש להשתמש בלחצן "החזר תשלום")
        • ביטול השיוך של החשבונית מהקבלה – כדי שתהיה מסומנת לגביה
        • עיבוד קובץ "החזרות" של מס"ב
          ניתן להירשם לשירות זה מול מס"ב, שבו היא שולחת כל יום ללקוח קובץ ובו פירוט של הסכומים שחזרו ופרטי הלקוחות.
          את הקובץ הזה המערכת יודעת לעבד באופן אוטומטי ולבצע את הפעולות מעלה ללא מגע יד אדם.
           * השירות זמין ללקוחות המתארחים בענן של איי פוינט.