הגדרת טפסים במערכת בילד אפ

מהות: לעיתים קרובות, דיירים נדרשים למלא טפסים, לחתום עליהם ולהחזיר לחברת הניהול לתיעוד. טפסים כגון: 

תקנונים שונים לבניין, שימוש בחדר כושר, חדר משחקים, חדר דיירים וכדומה; הדרכת שימוש במכפילי חניה; חתימה על נוהל הובלה; מסמכים לצורך ביטוחים. ועוד. 

מודול טפסים מאפשר לייצר טפסים מותאמים, כגון תקנון בניין, הנחיות שימוש בחדר דיירים וכד', לשליחה לדיירים לחתימה ולתיעוד במערכת. במאמר זה נסביר כיצד לעבוד עם מודול טפסים לחתימה.

תוכן המאמר:

• הסבר כללי על טפסים
• אופן יצירה ועריכת טפסים
• הצגת הטופס לחתימה לדיירים 

______________________________________________________________________________________________________________________________

הסבר כללי

במערכת קיים מודול לבניה של טפסים המאפשר לחברת הניהול:

1. לעצב את הטופס ואת התוכן שלו
2. לשייך אותו לבניינים

הדיירים יראו את רשימת הטפסים באפליקציה תחת תפריט "טפסים לחתימה" שבו יוצגו להם הטפסים הזמינים לחתימה בבניין שלהם. עם בחירת טופס, הוא יוצג עם הפרטים והשדות למילוי וחתימה.

לאחר סיום מילוי הטופס ולחיצה על "שלח" הטופס יישמר כקובץ PDF בתיק הקבצים של היחידה.

לדיירים יש אפשרות לראות גם טפסים שנחתמו על ידם מהאפליקציה.

לאחר שנחתם טופס, ישלח מייל לחברת הניהול שיודיע לה על חתימת הטופס.

כך זה נראה מתפריט האפליקציה (מוצג רק חלק מהתפריט):

אופן יצירת טפסים במערכת בילד אפ

תבניות לטפסים (יצירת טופס חדש)

מהתפריט הראשי העליון במערכת נבחר בלחצן "טפסים":

יצירת טופס חדש/ עריכת טופס קיים:

1. לצורך יצירת טופס חדש: נלחץ על תבניות לטפסים ונבחר למטה "חדש". 
2. לצורך עריכת טופס קיים: ניתן לבחור תבנית קיימת, לערוך אותה או לשכפל לפיה תבנית חדשה.
3. יש למלא שם לתבנית (לטופס)
4. למלא את תוכן הטופס
5. שילוב שדות דינמיים לפי הצורך:
   נתונים ממאגר המידע של המערכת אשר המערכת תשלב בטופס לחתימה באופן דינמי לפי הצורך. לדוגמה: שם הדייר, טלפון של חברת הניהול ועוד. שדות אפשריים הם ממאגרי הנתונים:
   • פרטי חברת הניהול
   • פרטי הבניין
   • פרטי הדירה
   • פרטי הדייר
     
     להוספת שדה דינאמי:
   •  יש לבחור את השדה המבוקש
   • להצביע עם הסמן את המיקום בטופס
   • הקשה על לחצן "הוסף"
6. הגדרת שדות למילוי:
   בחלק בתחתון מימין נלחץ על הגדרת שדות למילוי אשר יופיעו בטופס החתימה
    
7. בלחיצה תיפתח חלונית השדות לבחירה -
   להלן אופן הגדרת השדות:
   • שם השדה – יוצג לצד השדה למילוי על ידי המשתמש
   • סוג הנתונים – כדי לבצע אשרור לנתונים. הסוגים האפשריים:
     1. טקסט – טקסט חופשי. ניתן להגביל את מספר התווים אם נדרש 
     2. תאריך – האפליקציה תציג פקד תאריכון להזנת תאריך
     3. מספר שלם – מספר ללא ספרות אחרי הנקודה, ניתן להגדיר לו ערכי מינימום ומקסימום

        (לא מתאים למספרי טלפון מכיוון שלא ניתן להתחיל בספרה "0").

     4. מספר ממשי – כמו מספר שלם, מכיל גם ספרות אחרי הנקודה.

     5. חתימה – כאן האפליקציה תציג מקום לחתימה של המשתמש עם האצבע/עכבר

8. אפשרויות הצגת הטופס:
   • שיוך טופס לבניין/ים: בכדי להציג את הטופס באפליקציה לבניין/ים – יש לשייך את הטופס לבניין/ים הרצוי על ידי לחיצה על לחצן "שיוך לבניינים" ובנוסף לסמן את חלונית "מאופשר לשימוש".
   • בכדי להשתמש בטופס לשליחה ישירה לדייר יש לסמן את חלונית "מאופשר לשימוש".
9. יש לשמור ולסגור את הטופס.

הגדרת כותרת עליונה / תחתונה

ניתן להוסיף לטפסים כותרות עליונה ותחתונה קבועה אשר תתווסף לכל הטפסים שנחתמים. הוספת הכותרות מתבצעת בתהליך ההמרה ל-PDF (הכותרות לא מוצגות באפליקציה כדי לחסוך מקום במסך)

חתימה על הטופס

שליחת קישור לחתימה

ניתן לבצע החתמה על הטופס באמצעות שליחת קישור להחתמה

• במסך זה ניתן לבחור את הטופס הרצוי.

• לאחר מכן נבחר את הבניין והיחידה הרצויים.

• בניין וטופס חובה לבחור. אך את שדה "דירה" ניתן להשאיר ריק, ובכך לשלוח את הטופס הנבחר, לכלל הדיירים בבניין שבחרנו.
• 
  
• אופן ביצוע השליחה יכול להיות באמצעות SMS או מייל.

מילוי הטופס ע"י דיירים באפליקציה

כל בניין ששויך לו טופס, יוכל לראות אותו ולחתום עליו, גם ללא קישור:

1. יש להיכנס בתפריט הראשי (בפינה ימנית-עליונה) של האפליקציה  לאפשרות "טפסים לחתימה":
    
2. לאחר מכן לבחור את הטופס הרצוי:
    
   
   
3. בטופס שמוצג יופיעו הנתונים מהשדות הדינמיים שהוספנו (שם, מספר יחידה וכד'), ובחלק התחתון יופיעו השדות למילוי ע"י הדיירים ומקום לחתימה. כל טופס יכיל את התוכן של הטופס, והשדות למילוי, שהגדרנו:  
4. לאחר מילוי השדות ולחיצה על "שלח", המערכת מייצרת קובץ ומצרפת אותו לתיק המסמכים  של היחידה.
    
   
   
5. כך המסמך יראה באפליקציה, זמין להורדה -
   
   

אם נרצה לצפות במסמכים החתומים מתוך התוכנה, כך זה יראה תחת תיק מסמכים ליחידה –

בלחיצה על הצג מסמך ניתן לראות את הטופס החתום באופן הבא:

קובץ לדוגמה לאחר שנשמר בלשונית "תיק מסמכים ליחידה"

בדיקת סטטוס חתימות כללי

מלחצן טפסים הראשי יש לבחור – דו"ח מצב חתימה על טפסים.

ולהגדיר את הפרמטרים הרלוונטיים, טופס מסוים או כולם, בניין מסוים או כולם וכן הלאה.

יתקבל הדו"ח הבא:

כיצד הדבר נראה באפליקציית אנשי אחזקה

ברגע שנלחץ על "פתוח" או "בטיפול" של קריאה:

במידה והוצמד לקריאה רשימת בדיקה, יפתח לנו חלון שמאפשר לסמן את הבדיקות שבוצעו ברשימה. כאשר כל כותרת והבדיקות שיש לבצע תחת אותה הכותרת: