מודול טפסים - הגדרת טפסים במערכת בילד אפ

מהות: מודול טפסים מאפשר לייצר טפסים מותאמים, כגון תקנון בניין, הנחיות שימוש בחדר דיירים וכד', לשליחה לדיירים לחתימה ולתיעוד במערכת. 

במאמר זה נסביר כיצד לעבוד עם מודול טפסים לחתימה.

תוכן המאמר:

• הסבר כללי על טפסים
• אופן יצירה ועריכת טפסים
• הצגת הטופס לחתימה לדיירים 

______________________________________________________________________________________________________________________________

הסבר כללי

לעיתים קרובות, דיירים נדרשים למלא טפסים, לחתום עליהם ולהחזיר לחברת הניהול לתיעוד. טפסים כגון: 

• תקנונים שונים לבניין, שימוש בחדר כושר, חדר משחקים, חדר דיירים וכדומה
• הדרכת שימוש במכפילי חניה
• חתימה על נוהל הובלה
• מסמכים לצורך ביטוחים
• ועוד...

לצורך כך קיים במערכת מודול לבניה של טפסים מסוג זה המאפשר לחברת הניהול:

1. לעצב את הטופס ואת התוכן שלו
2. לשייך אותו לבניינים

הדיירים יראו את רשימת הטפסים באפליקציה תחת תפריט "טפסים לחתימה" שבו יוצגו להם הטפסים הזמינים לחתימה בבניין שלהם.
עם בחירת טופס, הוא יוצג עם הפרטים והשדות למילוי וחתימה.

לאחר סיום מילוי הטופס ולחיצה על "שלח" הטופס יישמר כקובץ PDF בתיק הקבצים של היחידה.

לדיירים יש אפשרות לראות גם טפסים שנחתמו על ידם מהאפליקציה.

לאחר שנחתם טופס חברת הניהול תקבל מייל המודיע לה על הטופס החדש שנחתם.

כך זה נראה מתפריט האפליקציה

אופן יצירת טפסים במערכת בילד אפ

מהתפריט הראשי העליון במערכת נבחר בלחצן "טפסים".

הגדרת כותרת עליונה ותחתונה – ניתן להוסיף לטפסים כותרות עליונה ותחתונה קבועה אשר תתווסף לכל הטפסים שנחתמים. הוספת הכותרות מתבצעת בתהליך ההמרה ל-PDF (הכותרות לא מוצגות באפליקציה כדי לחסוך מקום במסך)

יצירת טופס חדש/ עריכת טופס קיים

• .

1. נלחץ על תבניות לטפסים ונבחר למטה "חדש"
   • לעריכת טופס קיים ניתן לבחור תבנית קיימת, לערוך אותה או לשכפל לפיה תבנית חדשה.
2. יש למלא שם לתבנית (לטופס)
3. למלא את תוכן הטופס
4. שילוב שדות דינמיים לפי הצורך:
   נתונים ממאגר המידע של המערכת אשר המערכת תשלב בטופס לחתימה באופן דינמי לפי הצורך. לדוגמה: שם הדייר, טלפון של חברת הניהול ועוד. שדות אפשריים הם ממאגרי הנתונים:
   • פרטי חברת הניהול
   • פרטי הבניין
   • פרטי הדירה
   • פרטי הדייר
     
     להוספת שדה דינאמי:
   •  יש לבחור את השדה המבוקש
   • להצביע עם הסמן את המיקום בטופס
   • הקשה על לחצן "הוסף"
5. הגדרת שדות למילוי
   בחלק בתחתון מימין נלחץ על הגדרת שדות למילוי אשר יופיעו בטופס החתימה
    
6. בלחיצה תיפתח חלונית השדות לבחירה -
   להלן אופן הגדרת השדות:
   • שם השדה – יוצג לצד השדה למילוי על ידי המשתמש
   • סוג הנתונים – כדי לבצע אשרור לנתונים. הסוגים האפשריים:
     1. טקסט – טקסט חופשי. ניתן להגביל את מספר התווים אם נדרש 
     2. תאריך – האפליקציה תציג פקד תאריכון להזנת תאריך
     3. מספר שלם – מספר ללא ספרות אחרי הנקודה, ניתן להגדיר לו ערכי מינימום ומקסימום

        (לא מתאים למספרי טלפון מכיוון שלא ניתן להתחיל בספרה "0").

     4. מספר ממשי – כמו מספר שלם, מכיל גם ספרות אחרי הנקודה.

     5. חתימה – כאן האפליקציה תציג מקום לחתימה של המשתמש עם האצבע/עכבר

7. אפשרויות הצגת הטופס:
   • בכדי להציג את הטופס באפליקציה לבניין/ים – יש לשייך את הטופס לבניין/ים הרצוי על ידי לחיצה על לחצן "שיוך לבניינים" ובנוסף לסמן את חלונית "מאופשר לשימוש".
   • בכדי להשתמש בטופס לשליחה ישירה לדייר יש לסמן את חלונית "מאופשר לשימוש".
8. יש לשמור ולסגור את הטופס.

מילוי הטופס ע"י דיירים באפליקציה

1. יש להיכנס בתפריט הראשי של האפליקציה  לאפשרות "טפסים לחתימה" ולבחור את הטופס הנדרש.
    
2. בוחרים את הטופס הנדרש - 
    
   
   
3. בטופס שמוצג יופיעו הנתונים מהשדות הדינמיים שהוספנו (שם, מספר יחידה וכד'), ובחלק התחתון יופיעו השדות למילוי ע"י הדיירים ומקום לחתימה.
   
   
   
4. לאחר מילוי השדות ולחיצה על "שלח", המערכת מייצרת קובץ ומצרפת אותו לתיק המסמכים  של היחידה.
    
   
   
5. כך המסמך יראה באפליקציה, זמין להורדה -
   
   
   
6. אם נרצה לצפות במסמכים החתומים מתוך התוכנכה, כך זהיראה תחת תיק מסמכים ליחידה –
   

בלחיצה על הצג מסמך ניתן לראות את הטופס החתום באופן הבא:

קובץ לדוגמה לאחר שנשמר בלשונית "תיק מסמכים ליחידה"

בדיקת סטטוס חתימות כללי

מלחצן טפסים הראשי יש לבחור – דו"ח מצב חתימה על טפסים.

ולהגדיר את הפרמטרים הרלוונטיים, טופס מסיים או כולם, בניין מסוים או כולם וכן הלאה.

יתקבל הדו"ח הבא: