ייצוא נתונים -ERP לחשבשבת

מהות: אחת לחודש, יש לייצא את נתוני הנה"ח לרואה החשבון כדי שימשיך את העבודה משם - לדיווחים לרשויות (מע"מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי וכדומה) ופעולות נוספות כגון התאמת בנק, פקודות שכר וכדומה.
ניתן לייצא בכל תקופה מבוקשת, על בסיס יומי, שבועי חודשי וכדומה.

תוכן המאמר:

• ייצוא קובץ חשבונות (אינדקס)
• ייצוא קובץ תנועות
•  קליטת הנתונים בחשבשבת 

_________________________________________________________

תהליך יצוא נתונים מ-ERP לחשבשבת

לאחר סיום קליטת נתונים של הוצאות והכנסות במערכת, יש לבצע את הפעולות הבאות לצורך יצוא הנתונים לחשבשבת עבור המשך עבודתו של רואה החשבון.

פעולת הייצוא מתבצעת ב-2 טבלאות נתונים עיקריות:

1. כרטיסי הנהלת חשבונות (טבלת ספקים ולקוחות)
2. תנועות יומן – חשבוניות ותשלומים לספקים ולקוחות

הייצוא מתבצע באופן הבא:

תפריט כספים -> ייבוא/ ייצוא

ייצוא קובץ חשבונות (אינדקס)

ניתן לציין מספרי חשבונות לייצוא כדי להגביל את תוכן הקובץ שיוצא או להשאיר פתוח.
כברירת מחדל חשבונות שיוצאו כבר מהמערכת לא נרשמים בקובץ שוב. אך ניתן לסמן "כולל חשבונות שכבר הועברו" - ואז המערכת תייצא את כל אינדקס הלקוחות והספקים.
 

את הקבצים יש לשמור על שולחן העבודה כדי שיהיה נוח יותר לאתר אותם לאחר מכן לשליחה במייל לרו"ח.
* אם במחשב מותקנת תוכנת חשבשבת מומלץ לשמור את הקבצים בתיקייה c:\hash\rep שהיא תיקיית ברירת המחדל לייבוא של חשבשבת.
תוצאת הייצוא היא צמד קבצים בשם heshin.dat & heshin.prm עבור חשבשבת מכיוון שמדובר במבנה גמיש. את שניהם יש לשלוח כדי שייקלטו בהצלחה.

ייצוא קובץ תנועות

פעולה זו תיצור קובץ עם תנועות יומן לקליטה בחשבשבת. ניתן לבצע ייצוא במספר שלבים אם רוצים להפריד בין סוגי התנועות שמייצאים. לדוגמה - חשבוניות ותשלומים לספקים בנפרד, חשבוניות וקבלות לקוחות בנפרד, הפקדות בנפרד. זאת על פי העדפת המשתמש. ניתן גם לייצא הכל בקובץ אחד.
כמו בייצוא של קובץ חשבונות, גם כאן המערכת עוקבת אחר תנועות שעברו ייצוא ולא מייצאת אותן שוב אלא אם סומן "כולל תנועות שכבר הועברו" ואז יש סכנה של כפילות רישום בחשבשבת - לכן יש להשתמש באופציה הזו רק אם מתבצע שיחזור רטרואקטיבי ויש לדאוג להגבלת פרמטרים.
* ניתן לסנן את תכולת הקובץ לפי תאריך הפעולה, סוג המסמך ואמצעי תשלום (רלוונטי לקבלות ותשלומים לספקים בלבד – לא מומלץ להשתמש בשוטף).
* ניתן גם לקבוע את הנתונים הכתובים בשדות אסמכתא 1 ואסמכתא 2 לפי אופן הרישום בחשבשבת.
* ליד לחצן היצוא יש גם אפשרות להפיק קובץ היסטורי במידה ויש בעיה כלשהי

 לאחר לחיצה על "ייצא קובץ תנועות" יתכן ויעלו שאלות לגבי נתונים חסרים – יש להשלים או להמשיך לפי הצורך בחשבשבת.
* אם במחשב מותקנת תוכנת חשבשבת מומלץ לשמור את הקבצים בתיקייה c:\hash\rep שהיא תיקיית ברירת המחדל לייבוא של חשבשבת.
המערכת תיצור צמד קבצים בשם movein.dat & movein.prm שאת שניהם יש להעביר לרו"ח לקליטה.

קליטת הנתונים בחשבשבת

(לביצוע ע"י משרד רואה החשבון)

מומלץ למקם את הקבצים בתיקייה c:\hash\rep (אם לא נמצאים שם כבר)

קובץ חשבונות

יש ללחוץ על לחצן האטב ולבחור את התיקייה שבה נמצאים הקבצים לייבוא - 

וללחוץ על "הפעלה"

קובץ תנועות

מומלץ לקלוט את הקובץ למנה חדשה (ולא למנה קיימת) כדי שבמידה ויש בעיה בקליטה ניתן יהיה למחוק את כל המנה בקלות.

שגיאות בקליטת תנועות

1. סכום שורה לא מתאים – לפעמים, עקב חישובי עיגול אגורות שונים בין מערכות, ייתכן ששורה תכיל פער באגורה בין סכום המע"מ לסכום הכללי ואז השורה לא מאוזנת. במקרה זה יש לקלוט את השורה באופן ידני לאחר קליטת שאר השורות.
2. שגיאת מבנה קובץ - לוודא שקובץ movein.prm שהופק על ידי התוכנה נמצא בצמוד לקובץ movein.dat