הגדרת תחומי תחזוקה לבניין

רקע כללי

כל בניין עובד עם תחומי תחזוקה שונים. עבור חברת הניהול, ישנה חשיבות מהותית להגדרת תחומי התחזוקה בהם היא משתמשת, על מנת לייעל ולהקל על העבודה השוטפת. אם זה על מנת לשמור מידע זמין עבור כל תחום ותחום, אם זה עבור הזנת הוצאות לספקים הנותנים שירות לבניין ואם עבור יצירת אירועים קבועים, בהם מתבצע שירות בבניין, מצד אותם הספקים.

תקציר המאמר

• כניסה ללשונית תחזוקה
• הגדרת תחום תחזוקה
• הגדרת הסכם השרות עם ספק תחום התחזוקה

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

כיצד מגדירים את תחומי התחזוקה?

1. בתצוגת הבניינים במערכת ניתן לראות תחת כל בניין את תחומי התחזוקה הראשיים (אחיד לכלל הבניינים). תחומים אלו ניתן לראות במסך "בניינים פעילים", תחת לשונית "תחזוקה".

חשוב לציין! לשונית זו לא תופיע במידה וסוג הניהול של הנבחר באותו הבניין, הינו "ניהול דירות שכורות" מאחר וסוג ניהול זה, אינו נדרש למודול תחזוקה:

על מנת להגדיר את תחומי התחזוקה הרלוונטיים לבניין מסויים, יש ללחוץ על התחום המבוקש (תחום שהתחילו להגדירו, מופיע בצבע כחול).

2. במסך שיפתח לתחום התחזוקה, יהיו מספר לשוניות: 

• נתונים כלליים: לכל תחום יהיו שדות הניתנות למילוי, הקשורות לאותו תחום נבחר.
•  הסכמי שירות: הסכמים בין חברת הניהול לספק.
•  אירועים מחזוריים: בדיקות וטיפולים המבוצעים בבניין אחת לתקופה שנקבעה.
•  היסטוריית פניות: לשונית זו תציג את הקריאות שנפתחו באותו הבניין, בתחום התחזוקה שבחרנו.
•  מפתחות: בלשונית זו, ניתן לתאר היכן נמצאים המפתחות. לדוג' אם בחרנו בתחום "גג", שם נזין היכן נשמרים מפתחות הגג.
  *לעניין המפתחות – ישנו תחום תחזוקה הנקרא "מפתחות" ובו מרוכזים מכלול מיקום המפתחות של כל התחומים יחד.

הסכמי שרות לתחום תחזוקה

בלשונית "הסכמי שירות" נזין את הסכמי השירות שיש לנו עם הספקים השונים (לעיתים יהיה יותר מספק אחד, בעיקר כאשר מדובר בתחום המכיל תתי נושאים).

הסכם שירות מתחיל עם הזנת תאריך "תחילת הסכם" (ומסתיים עם הזנת תאריך "סיום הסכם"). ניתן להגדיר האם מדובר בהסכם שהוצאותיו הינן שוטפות, או לאו. כמו כן, ניתן להגדיר את "אופן התשלום" והאם התשלום זה הינו חודשי, דו-חודשי, חצי שנתי וכו'. 

לצורך יצירת הוצאה קבועה חודשית לבניין, נסמן את ההסכם כ"הוצאה שוטפת".

את ההסכמים הפעילים ניתן לראות בצידו השמאלי של חלון זה. ניתן להציג הסכמים שאינם פעילים (עם תאריך סיום הסכם שעבר זמנו) על ידי סימון "לא פעילים" או "הכל". לחלון זה, כמו לחלונות רבים במערכת, קיים "קלסר" מסמכים ייחודי לו (בחלקו הימני-תחתון של המסך) ובו ניתן להכניס כל מסמך רלוונטי להסכמי השירות (כגון חוזה חתום מול ספק).

בהצלחה!