מהות: ליצירת הסכם שירות מול ספק מספר מטרות. הסכם השירות למעשה יוצר "חוזה" בין הספק לבניין ומקשר אותו אליו. הוא הבסיס לפעולות נוספות המסתמכות ישירות על זה. פעולות כגון, יצירת תנועות כספיות מחזוריות (הוצאות לאותו הספק), והקניית מידע לאיש האחזקה, אודות הספק/ים המקושר לבניין.
תוכן עניינים
כניסה למסך הגדרת ההסכם
ניתן להיכנס למסך הגדרת הסכם השירות, רק בבניינים בהם סוג הניהול מוגדר על "ניהול בניין והדירות השכורות" או "ניהול ותחזוקת הבניין".
בתוך מסך "בניינים פעילים", נכנסים ללשונית "תחזוקה":
לכל תחום תחזוקה ראשי, המופיע בלשון "תחזוקה" יש אפשרות להגדיר הסכמי שירות יעודים עבורו, ועל כן, יש לבחור את תחום התחזוקה שעבורו נרצה להגדיר, או לשנות, הסכם שירות.
נבחר את תחום התחזוקה הרצוי (במקרה זה "גינון"), ויפתח לנו החלון הבא:
ונפתח את לשונית "הסכמי שירות":
הגדרות הסכם השירות
לכל תחום ותחום ניתן להגדיר מספר ספקים.
לכן נתחיל מבחירת ספק השירות הרצוי מתוך רשימת הספקים
(ניתן להזין שם ספק שלא קיים, ואז ללחוץ על מקש "Enter" ובמקרה זה נקבל הודעה שהספק לא קיים, ונישאל האם נרצה להקים ספק חדש:)
לאחר מכן, נגדיר את יום תחילתו של ההסכם.
את שדה "תאריך סיום הסכם", נשאיר ריק.שינוי בין הצגת הסכמים פעילים / לא פעילים / הכל, ניתן לבצע מהחלונית בצד שמאל:
שאר השלבים הבאים ישמשו לצורך הקמת "הוצאות קבועות":
בחלק הזה נוכל לבחור את אופן התשלום (מזומן, המחאה, אשראי וכו').
נוכל לבחור מה תדירות התשלומים. האם מדובר בתשלום חודשי, דו-חודשי, חצי שנתי או שנתי.
מחיר ללקוח ומחיר לספק: יש פעמים שחב' ניהול מקבלת מחיר מספק עבור השירות שלו, אבל מול הלקוח, מתמחרת במחיר גבוה יותר.
*לא חובה להזין סכום במידה והוא משתנה כל חודש (לדוגמא חברת החשמל)
** ניתן כמובן לקבוע מחיר ללקוח ללא מחיר מספק.
*** "מחיר מספק" שירשם כאן, לא יוצג ללקוח במסמכים, ובדוחות השונים שישלחו אליו.
במידה ויש השתתפות מצד חב' הניהול, ועמלה מספק, ניתן לייצג גם אותם.
סימון של "שליחת SMS לספק בעת פתיחת קריאת שירות", ישפיע על כך שבעת פתיחת קריאת שירות (או קריאת שירות מחזורית שנפתחת אוטו' לפי הגדרתה), ישלח SMS לספק (כל עוד הוזן לספק נייד, וכל עוד נשארו הודעות בבנק ה-SMS). בתוך קריאת השירות ריבוע זה יסומן ב V.
לעיתים יש עניין להוסיף מסמכים הקשורים לאותו הספק. מסמכים כגון, חוזה שירות מולו, חשבוניות, ועוד. זאת ניתן לבצע בחלק התחתון של החלון:
לחיצה על כפתור "הוסף מסמך" תפתח לנו את המסך הבא:
חשוב לדעת שאחרי בחירת הקובץ, אם נסגור את החלון לפני שנלחץ על "צרף", הקובץ לא באמת יצורף.
יש מספר ספקים באותו התחום? בשביל להוסיף אותם, יש ללחוץ על "הסכם נוסף עם ספק" בצד שמאל-למטה:
הוצאה שוטפת: מאחר ומדובר בהסכם שירות מול ספק, אשר ישרת אותנו עבור הוצאות קבועות, ברירת המחדל של הקשר עם ספק זה, הינה "הוצאה שוטפת". אם רוצים, ניתן לשנות זאת בפינה שמאל-למעלה, ע"י ביטול ה-V:
האם מאמר זה היה מועיל?
נהדר!
תודה על המשוב
מצטערים! לא יכולנו לעזור
תודה על המשוב
המשוב נשלח
אנו מעריכים את המאמץ שלכם וננסה לתקן את המאמר