כיצד להגדיר אירועי תחזוקה מחזוריים?

אירועים מחזוריים הינם פעולות אחזקה המתבצעות בבניין או במתקניו במועדים קבועים מראש לאורך השנה.

לדוג' : בדיקת מפוחים אחת לחצי שנה. 

במאמר זה נסביר כיצד להגדיר אירועים אלה במערכת.

מה במאמר?

• כיצד להגדיר אירוע תחזוקה מחזורי?
• איפה רואים את האירועים המחזוריים שנוצרו?
• איפה רואים את קריאות השירות שנוצרו עבור האירועים המחזוריים?

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

כיצד להגדיר אירוע תחזוקה מחזורי?

1. יש לבחור בלשונית "בניינים פעילים" – מכאן יש שתי אפשרויות:
   • מתוך לשונית תחזוקה – בחירת תחום תחזוקה מסוים וכניסה ללשונית אירועים מחזוריים
      או
   • מלשונית אירועים מחזורים לבניין – אירוע מחזורי חדש 

אפשרות 1 – בלשונית תחזוקה בוחרים את תחום התחזוקה הרצוי, ובלשונית אירועים מחזוריים מזינים את האירוע

אפשרות 2 – בלשונית אירועים מחזוריים, נכנס לחלונית אירוע מחזורי חדש להזנת האירוע

2. בלחיצה על אירוע מחזורי חדש יפתח חלון חדש להגדרת האירוע, ובו נגדיר את הפרטים הבאים:

• תחום התחזוקה של האירוע
• תאריך ליצירת האירוע הראשון - תאריך שבו תיווצר קריאת שירות ראשונה עבור האירוע שאנו מגדירים
• תדירות האירוע - פעם בכמה זמן אנו צריכים שקריאת שירות תיווצר עבור האירוע, למשל אם זה קריאה שאנו צריכים שתפתח אחת לחצי שנה נגדיר כאן 6 חודשים
• מועד יצירת האירוע - כמה ימים לפני מועד האירוע אנו רוצים שהקריאה תיווצר, למשל אם אנו רוצים שאירוע שצריך להיות מטופל מדי חודש ב10 לחודש, תפתח עבורו קריאת שירות ב1 לחודש, נגדיר תחת יצירת אירוע "10 ימים לפני המועד"
• ספק השירות - נבחר את הספק הרלוונטי שמטפל באירוע המחזורי שאנו מגדירים ונוכל לסמן "שלח סמס לספק" על מנת שישלח לו סמס עם תוכן האירוע המחזורי ותאריך האירוע בכל פעם שהקריאה המחזורית תיווצר (ניתן גם לערוך את תוכן הסמס שנשלח)
• עדיפות - נבחר את רמת העדיפות עבור האירוע המחזורי
• אחראי - במידה ואחראי התחזוקה עבור תחום התחזוקה של האירוע שאנו מגדירים כעת זהה למנהל האחזקה של הבניין (בניינים פעילים > חוזה ניהול > מנהל תחזוקה) נשאיר את השורה הזו ריקה. ולעומת זאת אם מדובר בתחום אחזקה שיש לו אחראי אחזקה ספציפי בבניין ואינו מנהל האחזקה הכללי של הבניין - נגדיר את שמו כאן תחת האחראי לאירוע התחזוקה.
• נושא - נגדיר את הנושא של האירוע המחזורי.

*נוכל גם להגדיר אם נרצה שישלחו תזכורות עבור האירוע המחזורי:

1. שלח סמס לאחראי עם הפנייה הראשונה - במידה ונרצה שביצירת האירוע המחזורי הראשון, איש האחזקה שהוגדר עבור האירוע יקבל סמס
2. שלח סמס לוועד בעת סגירה - במידה ונרצה שלאחר סגירת כל קריאה של אירוע מחזורי הוועד יקבל על כך סמס
3. שלח מייל תזכורת לארגון - במידה ונרצה לקבל מייל תזכורת לארגון כל פעם שנוצרת קריאה עבור האירוע המחזורי (בהתאם למה שבחרנו תחת "מועד יצירת האירוע"

**נוכל גם להגדיר רשימת בדיקה עבור האירוע המחזורי, להסבר מלא אודות הגדרת רשימת בדיקה לחצו כאן

לסיום, נלחץ שמור וסגור.

איפה רואים את האירועים המחזוריים שהוגדרו?

תחת לשונית אירועים מחזוריים - לאחר שסיימנו להגדיר את האירוע המחזורי, נוכל לראות את האירוע המחזורי המדובר, וכן את שאר האירועים המחזוריים המוגדרים לבניין, ונוכל לראות עבור כל אירוע מוגדר את הפרטים הבאים:

• סוג הפנייה
• תחום התחזוקה
• שם הספק
• רמת העדיפות
• מועד הפנייה הראשונה
• תדירות האירוע המחזורי
• מועד קבלת התזכורת עבור האירוע המחזורי
• נושא האירוע המחזורי

נוכל גם לערוך או למחוק כל אירוע מחזורי קיים בלחיצה על לחצן "עריכה" או "מחק" על יד כל אירוע מחזורי ולבצע את השינויים הרצויים בהתאם.

איפה רואים את קריאות השירות שנוצרו עבור האירועים המחזוריים?

במסך קריאות שירות נוכל לבצע סינון לצפייה באירועים המחזוריים הפתוחים בלבד, ורשימת הקריאות שיופיעו מטה תכלול רק קריאות שירות שנוצרו בצורה אוטומטית עבור אירועים מחזוריים שהגדרנו (תחת תאריך יצירת אירוע ראשון, ו- מועד יצירת אירוע)

בהצלחה!