הוצאות ספקים

הוצאות ספקים

מהות: על מנת לשמור על המערכת במצב שתואם את העבודה השוטפת ואת הנתונים בפועל ככל הניתן, יש צורך להזין במערכת הוצאות ספקים (אם בחובה או בזכות). זהו חלק מהותי ונדרש, לצורך ביצוע בדיקה, האם ישנן אי-תאימיוות בכספים, בשביל להפיק דוחות ודרישות לתשלום מצד הבניין. זה מה שיעניק לנו את האישור שעבודה שלנו מתוקתקת ומדויקת ככל הניתן. זה גם שומר על חברת הניהול מטענות עתידיות מצד הבניינים תחת ניהולן, שיכולות לעלות מצדם בנושאים שונים הנובעים מכך. 

תוכן המאמר: 

• הקמת הוצאה חדשה
• הגדרות ההוצאה החדשה

הקמת הוצאה חדשה

פתיחת הוצאה חדשה ממסך בניינים פעילים

1.בחלק התחתון של מסך "בניינים פעילים" ישנה שורת כפתורים:

2. יש לנו "הוצאה חדשה", ו-"הוצאה חדשה (ללא תשלום)". אנחנו נעבור על "הוצאה חדשה (ללא תשלום)" כי "הוצאה חדשה" מאפשרת להקים רק הוצאות שבעת הקמתן, מתבצע התשלום, ו"הוצאה חדשה (ללא תשלום)", מאפשרת לפתוח את שתי האפשרויות. או הוצאה חדשה עם תשלום ,או ללא תשלום.

פתיחת הוצאה חדשה ממסך פעילות כספיות

3. אפשרות נוספת היא להיכנס למסך "פעולות כספיות" וללחוץ על "עדכון/הוספה" (כל עוד לא סומנו שורות פעולה):

*אם בחרנו שורת פעולה, כפתור זה יפתח לנו את חלון ההוצאה בשביל לראות מה הוגדר בה, ובמידת הצורך לעדכנה.

4.יפתח לנו מסך "פעולה כספית חדשה" (כפי שניתן להבין מהכיתוב בפינה השמאלית-עליונה):

5. לידע: ניתן להקים הוצאה חדשה גם מתוך הוצאות קבועות (מסך "בניינים פעילים"), שהוגדרו ברמת תחום התחזוקה, ע"י יצירת הסכם שירות עם ספק, לאותו תחום תחזוקה, ואז פשוט צריך לבחור את ההוצאות שרוצים, וללחוץ על "הוסף הוצאות שסומנו":

6. גם הוצאות חדשות שמבנן הוגדר מראש, וגם הוצאה חדשה שנרצה לשנות את הגדרתה, לאחר הקמתה, יפתחו לנו את החלון שניתן לראות בסע' 4.

7. לציין שגם גבייה שבוצעה, נוכל לראות אותה במסך הבניינים הפעילים, כ"תשלום משכורי ובעליה יחידה", וכניסה אליה, תציג לנו את אותו חלון, רק שתחת סוג ההוצאה, יהיה רשום "תשלום משוכרי יחידה" (או בעלי יחידה).

הגדרות ההוצאה החדשה

חלק ראשון

• כותרת החלון: מציג לנו "פעולה כספית מספר", המספר של הפעולה יוזן אוטו' ברגע שנסיים לרשום את הפעולה. בנוסף ניתן לראות בפינה השמאלית-עליונה, את רושם הפעולה. 
• סטאטוס: הסטאטוס ישתנה באופן אוטו' כתגובה למה הוגדר בפעולה, מבחינת תשלום. האם הסכום של הפעולה "טרם שולם"? האם מדובר בתשלום עם פירעון שהוזן אבל "לא הופקד"? ועוד.
• תאריך פעולה: ברירת המחדל בפעולה חדשה, היא התאריך הנוכחי. אך הוא ניתן לשינוי.
• מספר הפעולה: עם סיום כתיבת הפעולה הכספית, יוזן מספר פעולה עוקב.

חלק שני

•      סיווג הוצאה:

 תשלום לספקי שירות: לרוב זו האפשרות שנבחר. גם כי זו למעשה הוצאה לספק. 

תשלום לבעלי בניין: 

זיכוי מספקי שירות: באפשרות זו נשתמש בשביל לזכות הוצאה לספק שהקמנו.

תשלום מבעלי בניין: ד

• בניין: הבניין שעליו תירשם ההוצאה.
• מספר פניה: אפשרות זו תשמש אותנו רק במידה ומדובר בהוצאה שקשורה למספר פניה (קריאת שירות) שנפתחה, או שהקמנו הוצאה, ואחרי זה פתחנו קריאה ונרצה לקשר ביניהם.

חלק שלישי

• ספק:  במידה והספק שנחפש, לא נמצא, ניתן לכתוב את השם שלו, ואז אם ננסה ללחוץ על שדה אחר, או נקיש ENTER, ייפתח לנו חלון להקמה מהירה של ספק חדש.
• "...": בצד שמאל לשם הספק - יראה את פרטי הספק שבחרנו.
• סמס (פעיל רק במידה ובחרנו ספק): לחיצה עליו יפתח לנו חלון שליחת סמס לספק.
• סכום כולל מע"מ: נזין כאן את סכום ההוצאה, כשהיא כוללת את המע"מ.
• סוג הוצאה (עבור מה?): האם ההוצאה עבור גינון, אינסטלציה, גג, מעלית וכו'. זה המקום שבוחרים את המהות.
• חשבונית + צרף: במידה ויש חשבונית מצד הספק שנתן את השירות, ניתן להוסיף את מספרה כאן, ואף ללחוץ על "צרף" לצורך תיעוד החשבונית תחת הוצאה זו.
• מתוך דמי הניהול: לא פעם שחברת ניהול מעוניין להראות, נגיד בסוף כל חודש, דו"ח לוועד הבניין שמראה "מה עשה הכסף שלהם". מה אותה חברת ניהול עשתה עבורם. אם זאת, אותן הוצאות משולמות מצד החברה, ולכן הוספת ההוצאה, נועד בעיקר לצורך תיעוד.
• הוצאה שוטפת: הוצאה שוטפת אומרת למעשה, יש הוצאה שחוזרת כל X זמן. אם זה שתילת צמחים כל עונה, או בדיקת מעלית אחת לשנה. סימן נכון של משבצת זו, תאפשר לנו לעקוב טוב ומדויק יותר, אחר המצב הכספי בבניין.
• הערות/פנימיות: במידה ויש הערות, ניתן לבחור האם הן יוצגו רק לנו בחלון זה, או גם בדו"ח שונים שנציג לבניין.

חלק רביעי (במידה ובוצע תשלום)

• בחלק זה נזין את כל פרטי התשלום שיש בידנו: איך שולם, סימוכין/אסמכתה (במידה ולא מדובר במזומן למשל). 
• ת. פירעון/הפקדה/איסוף: במידה ומדובר למשל בצ'ק, יהיה לנו תאריך פירעון, וגם איסוף, אבל לגבי ההפקדה, לא בהכרח ההפקדה תבוצע באותו היום, ולכן נזין ערך זה רק בהמשך.
• פרטי הבנק: חלק זה נוגע לאופן תשלום שמעורב בו "בנק". כגון העברה בנקאית, צ'ק, והוראת קבע בנקאית.
• "בדוק סימוכין קיימים": ישמש אותנו לבדיקה האם מדובר, למשל, בסימוכין של צ'ק שחזר, ולכן כבר מופיע במערכת.
• "פיצול לתשלומים": במידה ומדובר בתשלומים.
• "סגירת הוצאות נוספות..": במידה, למשל, שצ'ק אחד סוגר מספר הוצאות של כמה ספקים שונים.

חלק חמישי

• מלאי: במידה ויש, ממלאים את הפריטים ששימשו לטובת ההוצאה (כמות, מחיר, סה"כ), ואופן ומקור הניפוק (מהיכן ואיך).
• מסמכים מצורפים: אם למשל הזנו (למעלה בחלק שלישי) חשבונית, וצירפנו אותה, נראה אותה גם כאן, בין יתר המסמכים שניתן לעלות (זה יכול להיות החתמת הדיירים על תיקון, חוזה ניהול מול ספק וכו').

חלק שישי

• מחק: לא ניתן לצאת מפעולה שהתחלנו, בלי למחוק אותה (בניגוד למרבית החלונות בבילדאפ).
• שכפול לבניינים: במידה ורוצים לקחת את אותה הוצאה ולהעתיק לעוד בניינים.
• שמור וחדש: משמש לשמור את החלון הנוכחי, לסגור אותו, ולפתוח חלון חדש (ריק), של הוצאה.
• שכפול הוצאה: בניגוד לשכפול ההוצאה הנוכחית לבניינים אחרים, כאן ניתן לשכפל את אותה הוצאה עבור אותו הבניין. בין השאר זה יכול לשמש למקרים כגון: אם לא הזנו כל השנה ביטוח חודשי, ועכשיו הקמנו הוצאה כזו, ורוצים לשכפל אותה עבור מספר חודשים.