מדריך מלא לאפליקציית ספקים

מהות: אפליקציית ספקים מאפשרת לספקים הקבועים של חברת הניהול להיות חלק מתהליך במערכת, לסגור קריאות שירות בעצמם באפליקציה ייעודית עבורם, המציגה להם רק את הנתונים שהם נדרשים לראות ומאפשרת להם לבצע פעולות בתחומים שלהם כולל שליחת הצעות מחיר לאישור הועד.

קישור לאפליקציה (מוצגת בדפדפן) - https://sapakim.apoint.co.il 

תוכן המאמר:

• טיפול בקריאות שרות
• ניתוב קריאות אוטומטי לספקים
• ניהול הצעת מחיר

_____________________________________________________________

אפליקציית ספקים

טיפול בקריאות שירות

בעת יצירת קריאת שרות במערכת לספק מסוים, כדי שספק יקבל קריאת שירות לטיפול – יש להיכנס לקריאה ולהגדיר אותו כספק של הקריאה ואז לשלוח לו סמס:

בלחיצה על "שלח שוב" הספק יקבל הודעת סמס עם קישור לצפייה בפרטי הקריאה. כאשר יפעיל את הקישור יקבל את האפליקציה לספקים.

 האפליקציה תשלח לו הודעת סמס לאימות ואז יוכל להיכנס ולצפות בפניות הפתוחות שלו (וגם בקשות להצעות מחיר – יוסבר בהמשך)

בלחיצה על "פתוחות" יוכל לצפות בפרטי הפניות ולעדכן אותן:
 

בשלב ראשון על הספק לעדכן שקיבל את הפניה על ידי לחיצה על "קיבלתי בטיפול"

הספק יכול גם להוסיף עדכונים לקריאה (עוד לפני סגירה) לצורך תיעוד על ידי לחיצה על + באיזור של העדכונים
 

לאחר סיום הטיפול בקריאה יש ללחוץ על לחצן "טופל"
 

כעת הקריאה נסגרה והדייר יקבל הודעה על כך (לפי הגדרות המערכת).

ניתוב קריאות אוטומטי לספקים

במקרים רבים, חברת הניהול מתקשרת בהסכם עם ספקים אשר מטפלים בבניין באופן קבוע בתחומי אחריותם כגון ניקיון, הדברה, גינון וכדומה.
במקרים אלה, ניתן להגדיר שכל קריאת שירות שנפתחת במשרד או על ידי דייר מהאפליקציה של הדיירים – תנותב באופן אוטומטי לספק שהוגדר לתחום הזה במערכת.
 ההגדרה היא לכל בניין בנפרד בלשונית "תחזוקה" בטופס "הסכם ספק" 

כאשר תיבת סימון זו מסומנת – המערכת תשלח קריאות שירות בתחום הזה לספק הרשום.

הסימון השני לגבי ניתוב בקשות להצעת מחיר יוסבר בהמשך.

ניהול הצעות מחיר

מנגנון זה מאפשר לחברת הניהול להגיש הצעות מחיר לוועד הבית לאישור באמצעות האפליקציה לדיירים.

בקשה להצעת מחיר יכולה להתחיל מועד הבית באמצעות האפליקציה לדיירים בתפריט "הצעות מחיר" 

חברת הניהול תקבל הודעת מייל על הבקשה להצעת מחיר ועליה להפיץ אותה לספקים המתאימים באמצעות טופס בחירת ספקים מהרשימה שאליהם יישלחו הבקשות.

** ניתן לסמן בהסכם השירות עם הספק את הסימון "ניתוב בקשות להצעות מחיר אוטומטית לספק"

אם תיבה זו מסומנת בקשות להצעת מחיר המוגשות על ידי הועד יועברו אוטומטית לספק הנבחר, כל עוד הסכם השירות עימו בתוקף.

הבקשות שנשלחו מתועדות ברשימה וניתן בכל רגע לצפות בסטטוס ההצעה מהספקים:

ספקים יקבלו סמס בנוסח הבא:

[שם הספק] שלום רב,
התקבלה בקשה להצעת מחיר מספר: 8
מחברת: [שם חברת הניהול]
 לצפיה לחץ כאן: https://sapakim.apoint.co.il/?P=21402&O=8&B=462&C=17

כאשר הספק ייכנס לקישור הוא יקבל את אפליקציית הספקים לאחר אימות קצר באמצעות מספר הטלפון שלו. שם יוכל לראות את מצב הבקשות הממתינות לו וקריאות שירות המוקצות לטיפולו. 

במסך "בקשות להצעות מחיר" הספק יוכל לנהל את הבקשות שנשלחו אליו ולהגיש הצעה בהתאם.
ההצעות מחולקות לפי הסטטוס שלהן בתהליך העבודה. הצעות מחיר שאושרו – יהפכו לקריאת שירות רגילה לטיפול.

במסך הגשת הצעת מחיר ניתן לראות את פרטי ההצעה, כולל תמונות שצולמו על ידי ועד הבית:

הפעולות הזמינות הן:

• הגשת הצעה
• בקשת מידע נוסף -  בקשת מידע תשלח מייל לחברת הניהול עם תוכן הבקשה.
• לא מעוניין - דחיית ההצעה,  שליחת מייל לחברת הניהול שהספק אינו מעוניין בעבודה

בלחיצה על הגשת הצעה יפתח המסך הבא:

לאחר שהספק הגיש הצעת מחיר, ההצעה מגיעה לחברת הניהול לבחינה לפני שליחה לוועד הבית.

את פרטי ההצעות ניתן לראות בטופס קריאת השירות המתאימה. את ההצעה יש לאשר לשליחה לועד הבית

לאחר שהחברה מאשרת את ההצעה – היא נשלחת לועד הבית לאשר אותה באפליקציה שלו.

ועד הבית יראה את הצעות המחיר שלו בתפריט "הצעות מחיר"

** לאחר אישור הצעת מחיר – ההצעה הופכת לקריאת שירות רגילה, ונוספת הוצאה בסכום שאושר עבור הספק.

בטופס "בניינים פעילים" -> לשונית "חוזה הניהול" ניתן להגדיר את אופן הניהול של תהליך הצעות מחיר במערכת (לכל בניין בנפרד):

1. ועד מתנהל עצמאית -
   בקשה להצעת מחיר נשלחת מיידית לספק המוגדר לאותו תחום
   כאשר הצעת מחיר נשלחת מספק, ועד הבית רואה אותה ברשימת ההצעות שלו לאישור והוא יכול לאשר אותה
   הספק מקבל מיד את האישור של הועד
   
    
2. חברת הניהול מחליטה על הצעת מחיר ומאשרת אותה - (ברירת המחדל)
   בקשה להצעת מחיר נשלחת לחברת הניהול אשר מחליטה למי לשלוח
   
    
3. חברת הניהול ממיינת הצעות מחיר לבחירת הוועד -
   הצעות מחיר מספקים נשלחות לחברת הניהול, ורק הצעות המאושרות על ידה מועברות לוועד הבית לאישור.